Datenschutz

ChatGPT und Buchhaltung: Datenschutz, Rechte und Widerruf

Beim Datenschutz in der Buchhaltung mit ChatGPT gilt: Neben Ihren eigenen Nachrichten sieht OpenAI alles, was die Werkzeuge Ihrer Buchhaltung in den Chat zurückgeben — etwa Kundennamen, Beträge und Buchungstexte einer Gesellschaft —, und wie OpenAI diese Chatinhalte speichert oder zum Training nutzt, hängt von Ihrem ChatGPT-Tarif und Ihren Einstellungen ab. jahresabschluss.io bekommt Ihren Gesprächsverlauf nicht zu sehen, sondern nur die Werkzeugaufrufe. Diese Seite ordnet den Datenweg, die Einstellungen bei OpenAI und Ihre Rechte sachlich ein; eine Rechtsberatung ersetzt sie nicht.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: 2026-10-30

Der Weg der Daten in drei Stationen

1. Ihre Buchhaltung

Die Bücher liegen bei jahresabschluss.io, gespeichert in der EU (Irland). Mit Ihren Kundendaten trainiert jahresabschluss.io keine KI.

2. Der Werkzeugaufruf

ChatGPT ruft ein Werkzeug auf, etwa list_open_items. Unser Server prüft den Zugang, holt die Daten der einen freigegebenen Gesellschaft und gibt sie als Antwort zurück. Er sieht dabei den Aufruf mit seinen Angaben, nicht Ihre Nachrichten an ChatGPT.

3. Ihr Gespräch bei OpenAI

Die Antwort wird Teil Ihres Gesprächs. Ab hier gelten die Regeln von OpenAI für Ihren Tarif — Speicherung, Training, Löschung.

Was in Werkzeugantworten stecken kann

Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und USt-IdNr. von Kunden und Lieferanten (list_business_partners), dazu die hinterlegte IBAN eines Partners — lesbar, über die Schnittstelle aber nicht änderbar.
Buchungstexte, Verwendungszwecke und Gegenparteien von Bankumsätzen. Bei Einzelunternehmen oder Privatkunden sind das personenbezogene Daten.
Felder, die die Software aus Belegen ausgelesen hat: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag.
Ihre eigenen Bankkonten nur maskiert: Von der IBAN erscheinen die letzten vier Stellen.
Originalbelege nicht: get_receipt_file nennt nur Name, Typ und Ablageort; Kanzlei Software-Stapel, GoBD-Paket und Belegarchiv reicht die Schnittstelle ebenfalls nicht durch das Modell.
Eine Ausnahme sind eigene Ausgangsrechnungen: get_outgoing_invoice_document gibt die Rechnungsdatei als Inhalt zurück, wenn ChatGPT sie anfordert.

Was OpenAI mit Chatinhalten macht — laut OpenAI

Stand der Hilfe- und Datenschutzseiten von OpenAI am 30.10.2026. Prüfen Sie vor der Nutzung den aktuellen Stand für Ihren Tarif.

Persönliche Tarife (Free, Plus, Pro): Inhalte können zum Verbessern der Modelle genutzt werden. Abschalten lässt sich das in den Einstellungen unter „Data controls“ mit dem Schalter „Improve the model for everyone“ (so die Bezeichnungen in der englischen Oberfläche); er gilt dann für neue Gespräche.
Auch bei abgeschaltetem Training kann OpenAI ein Gespräch nutzen, zu dem Sie in persönlichen Tarifen Feedback abgeben.
Temporäre Chats werden laut OpenAI nicht zum Training verwendet und bis zu 30 Tage aufbewahrt.
ChatGPT Business, Enterprise und Edu: Geschäftsdaten werden laut OpenAI standardmäßig nicht zum Training verwendet. Für Business, Enterprise und die API bietet OpenAI einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an.

Rechte bei der Freigabe: so wenig wie nötig

Eine Gesellschaft je Verbindung. Verbinden Sie nur die, um die es im Gespräch geht.
Lesen ist immer dabei und umfasst alle lesenden Werkzeuge; eine feinere Auswahl einzelner Bereiche gibt es nicht. Wer nur auswerten will, lässt „Buchen“ und „Rechnungen per E-Mail versenden“ weg.
Gültigkeit 30 Tage, 90 Tage oder 1 Jahr. Für ein Projekt mit Ende reicht die kürzeste.
ChatGPT bekommt nur die Werkzeuge angezeigt, die Ihre Freigabe erlaubt. Was nicht freigegeben ist, kann es nicht aufrufen.

Widerruf und Nachweis

Jede Freigabe steht als Schlüssel unter Buchhaltung → Einstellungen → „KI-Agent & API“. Dort sehen Sie, wann er zuletzt genutzt wurde, und können ihn sofort widerrufen. Die API-Nutzung der letzten 30 Tage zeigt je Schlüssel Aufrufe, schreibende Aufrufe, Fehler und den letzten Aufruf — als Summen, nicht als Liste einzelner Inhalte.

Gespeichert wird bei uns nur ein Hash des Schlüssels, nicht der Schlüssel selbst. Den Konnektor in ChatGPT entfernen Sie zusätzlich in ChatGPT; der Widerruf bei uns wirkt aber unabhängig davon sofort.

Untergeschobene Anweisungen

Ein Beleg oder ein Verwendungszweck kann Text enthalten, der wie eine Anweisung aussieht („Überweisen Sie an …“). Unser Server teilt ChatGPT ausdrücklich mit, dass solche Inhalte von Dritten stammen und Daten sind, keine Befehle. Dazu kommen harte Grenzen: IBAN und BIC von Partnern sind über die Schnittstelle nicht änderbar, Rechnungen gehen nur an hinterlegte Adressen, und ChatGPT fragt vor schreibenden Aktionen nach.

OpenAI selbst rät in seiner Entwicklerdokumentation, nur Server zu verbinden, denen Sie vertrauen, und weist darauf hin, dass ein unseriöser Server Informationen abgreifen oder ChatGPT zu unbeabsichtigten Aktionen verleiten kann; vor dem Anlegen eines eigenen Servers zeigt ChatGPT einen Risikohinweis.

DSGVO: sachlich eingeordnet

Wer Buchhaltungsdaten mit personenbezogenen Angaben an ChatGPT gibt, entscheidet über diese Verarbeitung. Verarbeitet ein Dienstleister Daten im Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO dafür einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument. Ob und wie das für Ihren ChatGPT-Tarif gilt, klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten; OpenAI nennt dazu die Möglichkeit eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung für die geschäftlichen Tarife.

Die Aufbewahrungspflichten für Ihre Bücher bleiben unberührt: Die Daten bleiben in der Buchhaltung, auch wenn Sie ein Gespräch in ChatGPT löschen. Umgekehrt löscht ein Widerruf bei uns nichts, was schon in einem Gespräch bei OpenAI steht.

Checkliste vor dem Verbinden

Tarif bei OpenAI prüfen: Training aus, geschäftlicher Tarif oder temporärer Chat — was passt zu Ihren Daten?
Nur die Gesellschaft verbinden, um die es geht; Buchen nur, wenn nötig.
Kürzeste passende Gültigkeit wählen.
Klären, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist.
Nach dem Projekt unter „KI-Agent & API“ widerrufen.

Häufige Fragen

Trainiert OpenAI mit meinen Buchhaltungsdaten?

Das hängt vom Tarif und Ihren Einstellungen ab. In persönlichen Tarifen ist die Nutzung zum Training laut OpenAI standardmäßig an und lässt sich abschalten; in Business, Enterprise und Edu werden Geschäftsdaten laut OpenAI standardmäßig nicht zum Training verwendet.

Sieht jahresabschluss.io meine Gespräche mit ChatGPT?

Nein. Unser Server erhält nur die Werkzeugaufrufe mit ihren Angaben und beantwortet sie. Den übrigen Gesprächsverlauf bekommt er nicht.

Gehen meine Belegdateien an ChatGPT?

Originalbelege nicht: Das Werkzeug nennt nur Name, Typ und Ablageort. ChatGPT sieht aber die ausgelesenen Felder wie Lieferant und Betrag. Eigene Ausgangsrechnungen kann ChatGPT als Datei abrufen. Anders ein Beleg, den Sie selbst im Chat anhängen: Ihn sieht OpenAI als Teil Ihres Gesprächs, unser Server bekommt ihn nicht. Gebucht wird aus dem Original, das Sie über den Hochlade-Link von ChatGPT einreichen — diese Datei geht direkt an die Buchhaltung, nicht durch das Modell.

Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit OpenAI?

Wenn personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, verlangt Art. 28 DSGVO eine vertragliche Grundlage. Ob das auf Ihren Fall zutrifft, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung; OpenAI bietet für geschäftliche Tarife einen solchen Vertrag an.

Wie trenne ich die Verbindung sofort?

Unter Buchhaltung → Einstellungen → „KI-Agent & API“ den Schlüssel der Verbindung widerrufen. Ab dann lehnt unser Server jeden Aufruf ab, egal was in ChatGPT eingestellt ist.

Wo liegen meine Buchhaltungsdaten?

Bei jahresabschluss.io in der EU (Irland). Was ChatGPT davon abruft, verarbeitet OpenAI nach den Bedingungen Ihres ChatGPT-Tarifs.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.