Rechnung schreiben mit ChatGPT: von der Textvorlage zur gebuchten Rechnung

Textvorlage oder gebuchte Rechnung

Die Pflichtangaben als Prüfliste

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss. In Kurzform, mit der Quelle in der Software:

• Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden (Nr. 1) — Ihre aus den Stammdaten, die des Kunden aus recipient bzw. dem Geschäftspartner.
• Steuernummer oder USt-IdNr. (Nr. 2) — aus den Stammdaten der Gesellschaft.
• Ausstellungsdatum (Nr. 3) und fortlaufende Rechnungsnummer (Nr. 4) — Datum aus invoice_date, Nummer aus dem Nummernkreis.
• Menge und Art der Leistung (Nr. 5) — line_items mit Beschreibung, Menge und Einheit.
• Zeitpunkt der Leistung (Nr. 6) — service_date ist bei create_outgoing_invoice Pflicht.
• Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt (Nr. 7), Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung (Nr. 8) — die Software rechnet je Satz und druckt den Hinweis zum gewählten Steuerschlüssel.

Nr. 9 (Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in bestimmten Fällen) und Nr. 10 („Gutschrift“, wenn der Kunde abrechnet) betreffen Sonderfälle. Für die Leistungsbeschreibung bleiben Sie verantwortlich: „Beratung“ allein ist dünn, „Beratung zur Einführung der E-Rechnung, Oktober 2026, 12 Stunden“ trägt.

So läuft es im Chat

Beispiel mit erfundenen Zahlen:

Sie:      Schreib eine Rechnung an unseren Kunden aus Köln:
          12 Stunden Beratung à 95 € netto, Leistung Oktober 2026,
          zahlbar in 14 Tagen.

ChatGPT:  list_business_partners (kind debitor: findet den Kunden)
          list_fiscal_years (Geschäftsjahr 2026)
          → „Empfänger: … , 12 × 95,00 € = 1.140,00 € netto,
             19 % USt 216,60 €, brutto 1.356,60 €. Ausstellen?“

Sie:      Ja.
ChatGPT:  create_outgoing_invoice
          → Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis, gebucht

Sie:      Schick sie als PDF an die hinterlegte Adresse.
ChatGPT:  send_outgoing_invoice (nach erneuter Bestätigung)

Zweimal fragt ChatGPT nach: vor dem Ausstellen und vor dem Versand. Unser Server weist ChatGPT ausdrücklich an, vorher Empfänger und Betrag — beim Versand auch Rechnungsnummer und Zieladresse — zu nennen, denn eine ausgestellte Rechnungsnummer lässt sich nicht zurücknehmen, und eine verschickte Mail auch nicht. Für den Versand muss auf der Freigabeseite „Rechnungen per E-Mail versenden“ angehakt sein.

Sonderfall Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung braucht dann weniger Angaben, aber einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV), und das Entgelt in einer Summe.

In der Software ist die Regelung eine Einstellung der Gesellschaft. Ist sie aktiv, stellt ChatGPT die Rechnung mit dem Steuerschlüssel KU aus, und die Rechnung trägt den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“ Der Schlüssel KU ist nur bei aktiver Regelung vorgesehen.

Warum das wichtig ist: Weist eine Rechnung Umsatzsteuer aus, obwohl Sie dazu nicht berechtigt sind, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag trotzdem (§ 14c Abs. 2 UStG). Eine Vorlage aus dem Chat, die aus Gewohnheit 19 % aufschlägt, kann also teuer werden.

Sonderfall: Leistung an ein Unternehmen im EU-Ausland

Beispiel: Sie beraten ein Unternehmen in Österreich für 2.000 € netto. Die sonstige Leistung an einen Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet ist in Deutschland nicht steuerbar; die Rechnung muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und die USt-IdNr. beider Seiten enthalten (§ 14a Abs. 1 UStG).

ChatGPT stellt die Rechnung mit dem Steuerschlüssel NSTB_EU aus und gibt die USt-IdNr. des Kunden in recipient.vat_id mit. Die Software druckt den Pflichthinweis; ohne die USt-IdNr. des Kunden erzeugt sie die E-Rechnung zu diesem Fall nicht, und die Zusammenfassende Meldung wäre nicht abgebbar. Der Umsatz erscheint in der Voranmeldung in Kennzahl 21 und gehört in die Zusammenfassende Meldung.

Versand, Storno und Gutschrift

• Versand: send_outgoing_invoice schickt PDF, ZUGFeRD oder XRechnung nur an Adressen, die beim Geschäftspartner hinterlegt sind oder auf der Rechnung stehen — höchstens 3 Versendungen je Rechnung und 100 je Unternehmen in 24 Stunden.
• Rechnungsdatei: get_outgoing_invoice_document liefert dieselbe Datei wie der Download der App, bei E-Rechnungen mit dem Ergebnis der Formatprüfung.
• Fehler in der Rechnung: cancel_outgoing_invoice erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer; danach stellen Sie neu aus. Für eine Teilgutschrift gibt es create_outgoing_credit_note.
• Zahlungseingang: Kommt das Geld auf dem Bankkonto an, ordnet ChatGPT die Zahlung mit match_bank_transaction der offenen Rechnung zu.

Was bei Ihnen bleibt

Ob die Leistung so erbracht wurde, ob der Steuersatz stimmt und ob ein Sonderfall vorliegt, wissen Sie. E-Mail-Adressen der Kunden pflegen Sie in der App, wenn Sie ChatGPT das Versandrecht nicht geben — ohne dieses Recht kann ChatGPT Adressen weder anlegen noch ändern. Bankverbindungen der Kunden lassen sich über die Schnittstelle grundsätzlich nicht ändern.

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung, die ChatGPT im Chat formuliert, gültig?

Sie kann alle Pflichtangaben enthalten, ist aber nicht gebucht: keine Nummer aus Ihrem Nummernkreis, keine Forderung, kein Umsatz in der Voranmeldung. Über den Konnektor entsteht die Rechnung dagegen in der Buchhaltung.

Wer vergibt die Rechnungsnummer?

Die Software, aus dem Nummernkreis Ihrer Gesellschaft. Eine eigene Nummer kann ChatGPT ausdrücklich mitgeben; ohne sie vergibt die Software die nächste. Nach dem Ausstellen ist die Nummer vergeben und lässt sich nur noch per Storno korrigieren.

Kann ChatGPT die Rechnung per E-Mail an den Kunden schicken?

Ja, wenn Sie das Versandrecht freigegeben haben — und nur an Adressen, die beim Kunden hinterlegt sind oder auf der Rechnung stehen. ChatGPT nennt vorher Rechnungsnummer, Betrag und Zieladresse.

Erstellt ChatGPT auch E-Rechnungen?

Die Software erzeugt aus derselben Rechnung ZUGFeRD oder XRechnung; ChatGPT wählt das Format beim Versand oder ruft die Datei ab. Für eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber wird die Leitweg-ID als buyer_reference mitgegeben.

Was tun bei einem Fehler in der Rechnung?

Stornieren und neu ausstellen: cancel_outgoing_invoice erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer. Eine ausgestellte Rechnung zu überschreiben ist nicht möglich.

Wie geht ChatGPT mit der Kleinunternehmerregelung um?

Es richtet sich nach Ihrer Einstellung in der Software. Ist die Regelung aktiv, entsteht die Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf § 19 UStG.