SEPA-Zahllauf: Überweisungen und Lastschriften aus der Buchhaltung

Ein Zahlungsvorschlag ist eine Liste mit Stichtag. In den Lauf gehört, was bis zum Stichtag fällig wird — und zusätzlich alles, dessen Skontofrist vorher endet. Genau dieses zweite Kriterium unterscheidet einen Zahlungsvorschlag von einer schlichten Liste überfälliger Rechnungen: Wer Skonto verfallen lässt, verzichtet aufs Jahr gerechnet oft auf eine zweistellige Verzinsung. Skontosatz und -frist nimmt der Vorschlag aus den Stammdaten des Lieferanten.

Vor dem Lauf steht die Freigabe der Rechnung, nicht danach. Eine Eingangsrechnung durchläuft erst die sachliche und rechnerische Prüfung — stimmen Leistung, Menge und Preis, liegt eine ordnungsmäßige Rechnung nach § 14 UStG vor? — und wird dann freigegeben. Erst freigegebene Rechnungen erreichen den Zahlungsvorschlag. Bei aktivierter Zahlungsfreigabe muss der Lauf nach den hinterlegten Regeln bestätigt werden. Anschließend erfolgt die Bankfreigabe. In den Regeln legen Sie fest, wer freigibt, wie viele Freigaben nötig sind und bis zu welchem Betrag eine Person freigeben darf; wer den Lauf angestoßen hat, gibt ihn im Regelfall nicht selbst frei.

Skonto ist buchhalterisch keine Kleinigkeit. Es mindert die Bemessungsgrundlage, und der leistende Unternehmer wie der Empfänger haben den Steuerbetrag beziehungsweise den Vorsteuerabzug zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG). In der Buchhaltung entsteht deshalb beim Ausgleich des offenen Postens eine eigene Buchung über den Skontobetrag samt Steueranteil — nicht eine Differenz, die als Restposten stehen bleibt und die Kreditorenliste über Jahre verschmutzt.

Der Abgleich berücksichtigt Rechnungsdatum oder Fälligkeit sowie Rechnungsnummer, Betrag und Geschäftspartner; eindeutige Nummerntreffer erlauben ein erweitertes Zeitfenster. Umbuchungen zwischen eigenen Konten erkennt die Software als Geldtransit. Korrigiert wird nie durch Löschen: Eine falsche Buchung wird storniert, und mit der Festschreibung bleibt der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar (§ 146 Abs. 4 AO).

Beim Anlegen wählen Sie die Art des Mandats: wiederkehrend oder einmalig. Ein Einmalmandat trägt genau einen Einzug mit der Sequenz „einmalig“ — danach bietet die Software es nicht mehr an und verweist auf ein neues Mandat.

Alle drei Dateien sind XML nach ISO 20022. Die Überweisung heißt pain.001, die Lastschrift pain.008; die Ausprägung, die deutsche Banken annehmen, gibt die Deutsche Kreditwirtschaft vor. Welche Variante Sie brauchen, entscheidet nicht die Technik, sondern die Richtung des Geldes und die Frage, wer am anderen Ende sitzt.

Die Frist von einem Bankarbeitstag gilt seit der Vereinheitlichung im Jahr 2016 für Erst- und Folgelastschriften gleichermaßen; die früheren fünf Tage für den ersten Einzug gibt es nicht mehr. Die Sequenz wird trotzdem weiter gefüllt: einmalig, erstmalig oder wiederkehrend. Bei einem neuen wiederkehrenden Mandat ist die erste Position erstmalig; weitere Positionen desselben Laufs und spätere Einzüge sind wiederkehrend.

Der Unterschied zwischen CORE und B2B ist der wichtigste Punkt beim Einzug. Bei der Basislastschrift trägt der Einziehende das Rückgaberisiko acht Wochen lang — bei Abonnements ist das der Preis dafür, dass jeder Kunde teilnehmen kann. Die Firmenlastschrift kehrt das um: Ihr Kunde muss das Mandat aktiv bei seiner Bank hinterlegen, die Bank prüft vor der Einlösung gegen diese Hinterlegung, und nach der Einlösung ist die Erstattung ausgeschlossen. Das ist verlässlich, verlangt aber Mitwirkung. Rechnen Sie damit, dass ein Teil Ihrer Firmenkunden die Hinterlegung nicht vornimmt — die Lastschrift kommt dann zurück, und Sie brauchen einen Rückfall auf die Überweisung.

Neben dem klassischen Verfahren gibt es inzwischen flächendeckend die Echtzeitüberweisung. Nach der Verordnung (EU) 2024/886 müssen Kreditinstitute im Euroraum seit dem 9. Januar 2025 Überweisungen in Echtzeit empfangen und seit dem 9. Oktober 2025 auch senden können; für Zahlungs- und E-Geld-Institute im Euroraum gilt abweichend der 9. April 2027. Für den Zahllauf ändert das die Reihenfolge nicht: Die Datei wird weiterhin erzeugt und im Online-Banking freigegeben, nur die Gutschrift beim Empfänger kann binnen Sekunden erfolgen. Rechnen Sie in diesem Fall damit, dass ein Rückruf faktisch ausscheidet.

Wer einzieht, braucht zweierlei: eine Gläubiger-Identifikationsnummer und je Zahlungspflichtigem ein Mandat. Die Gläubiger-Identifikationsnummer vergibt in Deutschland die Deutsche Bundesbank. Sie beantragen sie kostenlos über deren Internetseite, sie ist unabhängig von Ihrer Hausbank und bleibt bei einem Bankwechsel bestehen. Das Mandat erteilt Ihnen der Zahlungspflichtige schriftlich oder in einer vereinbarten elektronischen Form; es erlaubt Ihnen den Einzug und weist zugleich die Bank des Zahlers an, die Belastung einzulösen.

Die 36-Monats-Regel wird in der Praxis am häufigsten übersehen. Ein Mandat, aus dem 36 Monate lang nichts eingezogen wurde, verliert seine Gültigkeit; der nächste Einzug wäre nicht autorisiert und damit 13 Monate lang angreifbar (§ 676b Abs. 2 BGB). Betroffen sind typischerweise Kunden mit jährlicher oder unregelmäßiger Abrechnung und Verträge, die eine Zeit lang ruhten. Die Software führt das Datum des letzten Einzugs je Mandat; ein erloschenes Mandat ist für den Einzug nicht mehr wählbar.

Die Vorabankündigung ist weniger formell, als viele annehmen. Sie muss Betrag und Fälligkeitstag nennen und den Zahler rechtzeitig erreichen — eine Rechnung mit dem Satz, dass der Betrag am genannten Tag von der hinterlegten Bankverbindung eingezogen wird, erfüllt das. Bei wiederkehrenden gleichbleibenden Beträgen genügt eine einmalige Ankündigung mit den künftigen Terminen. Die Frist von 14 Kalendertagen ist der Regelfall des Verfahrens; eine kürzere Frist ist zulässig, wenn Sie sie vereinbart haben, etwa in den Zahlungsbedingungen des Vertrags.

Die Datei ist kein Zahlungsauftrag an die Software, sondern an Ihre Bank. Sie laden sie im Online-Banking hoch und geben sie dort mit Ihrem gewohnten Verfahren frei. Rechtlich ist erst diese Freigabe die Autorisierung: Ein Zahlungsvorgang ist gegenüber dem Zahler nur wirksam, wenn er ihm zugestimmt hat (§ 675j Abs. 1 BGB). Bis zum Zugang des Auftrags bei der Bank können Sie ihn zurückziehen, bei einem vereinbarten Ausführungstermin bis zum Ende des Geschäftstags davor (§ 675p Abs. 1 und 3 BGB).

Die Bankanbindungen der Buchhaltung lesen nur Kontoumsätze: über Ponto, finAPI, Qonto Direct oder als Datei im Format CSV, MT940 oder CAMT. Eine Zahlungsauslösung aus der Buchhaltung heraus gibt es nicht. Wer Zugriff auf die Buchhaltung hat, kann deshalb Zahlungen vorbereiten, aber niemals allein Geld bewegen — dafür braucht es zusätzlich die Freigabe im Online-Banking. Der Lastschriftlauf ist das Spiegelbild: Dort bereiten Sie den Einzug fremden Geldes vor, und auch dieser Auftrag geht erst mit Ihrer Bankfreigabe hinaus.

Der SEPA-Raum umfasst die Länder der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums sowie unter anderem die Schweiz, das Vereinigte Königreich, Monaco, San Marino, Andorra und den Vatikan. Zahlungen im Verfahren laufen in Euro; für Zahlungen in anderen Währungen oder außerhalb des SEPA-Raums brauchen Sie den Auslandszahlungsverkehr Ihrer Bank.

Eine Änderung der Bankverbindung ist ein eigener Vorgang, kein Nebeneffekt einer Rechnungserfassung. Prüfen Sie die Angabe über einen Kontaktweg, den Sie schon vorher kannten — die Telefonnummer aus dem Vertrag, nicht die aus der fraglichen Rechnung. Lassen Sie die Änderung von einer zweiten Person bestätigen und halten Sie fest, wer sie wann vorgenommen hat. Zahlungsfreigabe beim Lauf, getrennte Rollen für Erfassung, Prüfung und Freigabe und der rein lesende Bankabruf verringern das Betrugsrisiko. Änderungen der Stammdaten müssen trotzdem unabhängig geprüft werden.

Prüfen Sie außerdem die Zahldatei vor dem Hochladen an zwei Zahlen: Anzahl der Posten und Summe. Beides steht im Kopf der Datei und im Protokoll des Laufs; das Online-Banking zeigt es vor der Freigabe erneut an. Weicht eine der beiden Zahlen ab, wird nicht freigegeben, sondern nachgesehen. Das ist der letzte Punkt, an dem ein falscher Lauf vor der Ausführung zu stoppen ist.

Kommt eine Lastschrift zurück, ist das kein Fehler der Buchhaltung, sondern ein Vorgang mit eigener Buchung: Die Forderung wird wieder offen geführt, die Bankgebühr ist eigener Aufwand. Danach beginnt der normale Weg der Forderung. Zahlt der Kunde nicht, kommt er in der Regel spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur mit dem vorgeschriebenen Hinweis in der Rechnung, und die weiteren Verzugsvoraussetzungen bleiben maßgeblich (§ 286 Abs. 4 BGB). Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu kommt die gesetzliche Verzugspauschale (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB). Alles Weitere gehört ins Mahnwesen.

• IBAN vom Beleg übernommen. Die Bankverbindung eines Geschäftspartners gehört in die Stammdaten und wird über einen bekannten Kontaktweg bestätigt. Eine abweichende IBAN auf einer Rechnung ist ein Warnhinweis, keine Anweisung.
• Zu spät eingereicht. Lastschriften müssen spätestens einen Bankarbeitstag vor der Fälligkeit bei der Bank sein. Wer den Lauf am Fälligkeitstag erzeugt, verschiebt den Einzug — und bei wiederkehrenden Einzügen den ganzen Rhythmus.
• Mandat nach 36 Monaten abgelaufen. Ohne Einzug erlischt das Mandat. Der nächste Einzug wäre nicht autorisiert und 13 Monate lang angreifbar (§ 676b Abs. 2 BGB).
• Firmenlastschrift ohne Hinterlegung. Der Kunde hat das Firmenlastschrift-Mandat unterschrieben, es aber nicht bei seiner Bank hinterlegt. Die Lastschrift kommt zurück, obwohl die Datei fehlerfrei war.
• Skonto verschenkt. Der Lauf rechnet nur nach Fälligkeit, statt Rechnungen vorzuziehen, deren Skontofrist vorher endet. Oder das Skonto wird gezogen, aber die Vorsteuer nicht berichtigt (§ 17 Abs. 1 UStG).
• Doppelte Zahlung. Dieselbe Rechnung liegt zweimal vor, etwa als Papier und als E-Mail-Anhang. Die Software erkennt dieselbe Datei und dieselbe Rechnung über Nummer, Lieferant und Betrag; eine Rechnung, die schon in einem offenen Zahllauf steckt, lässt sich kein zweites Mal aufnehmen.
• Datei zweimal hochgeladen. Nach einem Abbruch im Online-Banking wird die Datei erneut eingereicht — und alle Posten laufen doppelt. Vergleichen Sie vor der Freigabe Anzahl und Summe der Posten mit dem Protokoll des Laufs.
• Zahlung als Aufwand gebucht. Dann steht derselbe Betrag zweimal im Ergebnis.

Gesetze in der geltenden Fassung; das SEPA-Verfahren selbst ist Regelwerk, kein Gesetz.

• § 675f BGB Zahlungsdienstevertrag, Zahlungsvorgang und Zahlungsauftrag · § 675j BGB Zustimmung des Zahlers (Autorisierung) · § 675p BGB Widerruf bis zum Zugang, bei Terminaufträgen bis zum Vortag
• § 675x BGB Erstattung bei autorisierter Lastschrift: acht Wochen ohne Angabe von Gründen (Abs. 2 und 4), Ausschluss bei Zustimmung direkt gegenüber der eigenen Bank (Abs. 3) · § 675u BGB Haftung bei nicht autorisierten Zahlungen · § 676b BGB Anzeigefrist von 13 Monaten
• § 286 BGB Verzug, 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbrauchern nur mit Hinweis · § 288 BGB Verzugszinsen und Pauschale
• § 14 UStG Rechnung und Ausstellungsfrist · § 17 UStG Änderung der Bemessungsgrundlage, etwa bei Skonto
• § 146 AO Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar · § 147 AO Aufbewahrung: Mandate und Zahldateien als Buchungsbelege
• European Payments Council — die Regelwerke der SEPA-Überweisung, der Basislastschrift und der Firmenlastschrift (Fristen, Sequenzen, Mandatstexte) · Deutsche Bundesbank — Vergabe der Gläubiger-Identifikationsnummer
• Verordnung (EU) 2024/886 über Echtzeitüberweisungen in Euro: Empfang seit dem 9. Januar 2025, Versand seit dem 9. Oktober 2025 für Kreditinstitute im Euroraum; für Zahlungs- und E-Geld-Institute gilt der 9. April 2027

Diese Seite erklärt den Ablauf allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind der Gesetzeswortlaut, die Regelwerke des SEPA-Verfahrens und die Bedingungen Ihrer Bank.