Buchungssätze Beispiele: 30 Geschäftsvorfälle mit SKR03- und SKR04-Konten

So lesen Sie einen Buchungssatz

Ein Buchungssatz beantwortet zwei Fragen: Welche Konten sind betroffen, und auf welcher Seite steht der Betrag?

Ein Buchungssatz folgt immer dem Muster „Soll an Haben“. Zuerst steht das Konto oder die Konten, auf denen im Soll gebucht wird, dann das Wort „an“, dann das Konto oder die Konten im Haben. „Bank an Forderungen 5.950,00 €“ bedeutet: Das Bankkonto erhält 5.950,00 € im Soll, das Forderungskonto 5.950,00 € im Haben. Sind mehr als zwei Konten beteiligt, etwa Aufwand, Vorsteuer und Verbindlichkeit, spricht man von einem zusammengesetzten Buchungssatz. Die Summe der Soll-Seite ist immer gleich der Summe der Haben-Seite.

In den Tabellen steht in den Spalten SKR03 und SKR04 die Kurzform mit Kontonummern. Ein Pluszeichen verbindet Konten auf derselben Seite: „4930 + 1576 an 1600“ heißt Bürobedarf und Vorsteuer im Soll, Verbindlichkeiten im Haben. Die Spalte „Buchungssatz“ nennt dieselbe Buchung mit Kontobezeichnungen und Beispielbeträgen. Die Nummern entsprechen den Kanzlei Software-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04; individuelle Kontenpläne und Branchenkontenrahmen können abweichen. Prüfen Sie deshalb vor der ersten Buchung, ob Ihr Kontenplan die gezeigten Nummern verwendet.

Ein Teil der Konten sind Automatikkonten, etwa 8400 „Erlöse 19 % USt“ und 3400 „Wareneingang 19 % Vorsteuer“ im SKR03 oder 4400 und 5400 im SKR04. Auf ihnen buchen Sie den Bruttobetrag, und die Software spaltet Umsatzsteuer oder Vorsteuer automatisch auf das zugehörige Steuerkonto ab. Auf allen anderen Konten steuert ein Steuerschlüssel die Aufteilung, in Kanzlei Software-Systemen der BU-Schlüssel: 9 für 19 % Vorsteuer, 8 für 7 % Vorsteuer, 3 für 19 % Umsatzsteuer und 2 für 7 % Umsatzsteuer. Die Tabellen zeigen die Steuer zur besseren Lesbarkeit trotzdem als eigenes Konto.

Vorsicht bei gleichen Nummern: 1200 ist im SKR03 die Bank, im SKR04 sind es die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. 1800 ist im SKR03 das Konto für Privatentnahmen, im SKR04 die Bank. Wer Beispiele aus Büchern oder dem Internet übernimmt, sollte deshalb immer prüfen, für welchen Kontenrahmen sie geschrieben sind. Auch die Kontenbezeichnungen ändern sich zwischen den Jahresversionen der Kontenrahmen gelegentlich; maßgeblich ist der Kontenplan, den Ihre Buchhaltung tatsächlich verwendet.

In fünf Schritten zum richtigen Buchungssatz

Mit dieser Reihenfolge finden Sie auch für Vorgänge, die nicht in den Tabellen stehen, den passenden Buchungssatz.

• 1. Geschäftsvorfall verstehen: Was wurde geliefert oder geleistet, für welchen Zeitraum, und betrifft es das Unternehmen oder den privaten Bereich?
• 2. Buchungsmethode wählen: laufender Aufwand, Anschaffung von Anlagevermögen, geringwertiges Wirtschaftsgut, Zahlung auf einen offenen Posten, Abgrenzung oder Rückstellung – erst danach das Konto.
• 3. Konten bestimmen: das Sachkonto aus dem Kontenrahmen, das Gegenkonto (Bank, Kasse, Lieferant oder Kunde) und gegebenenfalls das Steuerkonto.
• 4. Steuer prüfen: Weist die Rechnung Umsatzsteuer aus, ist sie gesetzlich geschuldet, und liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor (§ 15 Abs. 1 UStG)? Fehlt die Steuer, klären Sie den Grund: steuerfrei, Kleinunternehmer oder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• 5. Soll und Haben abstimmen und den Beleg anhängen: Beide Seiten müssen dieselbe Summe ergeben, und jede Buchung braucht ihren Beleg.

Diese Reihenfolge – erst die Methode, dann das Konto – nutzt auch die Buchhaltung von jahresabschluss.io. Sie kennt 24 Buchungsmethoden nach HGB und EStG, etwa laufenden Aufwand, Anlagezugang, geringwertiges Wirtschaftsgut, Rechnungsabgrenzung, Anzahlung, Gutschrift oder den Verbrauch einer Rückstellung, und zeigt die Rechtsgrundlage am Vorschlag an. Belegdaten wie die 250- und 800-Euro-Grenzen, der Leistungszeitraum oder eine Gutschrift bestätigen oder korrigieren den Vorschlag; passt ein Konto nicht zur Methode, wird es ersetzt oder zur Prüfung vorgelegt.

Die Vorschläge entstehen in fester Reihenfolge: zuerst aus Ihren eigenen Buchungsregeln, dann aus Geschäftspartner und Buchungshistorie, dann aus einem kuratierten Kontierungslexikon mit 55 Fällen für SKR03 und SKR04 samt Steuerlogik und Rechtsnorm und erst zuletzt aus einem KI-Modell. Jeder Vorschlag nennt Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Begründung, Sicherheit und einen Prüfhinweis. Die Kontonummern in den folgenden Tabellen sind mit unserem SKR03- und SKR04-Kontenkatalog abgeglichen.

Einkauf und Eingangsrechnungen

In der doppelten Buchführung wird eine Eingangsrechnung mit ihrem Datum gebucht: Aufwand und Vorsteuer an die Verbindlichkeit. Die Zahlung ist ein eigener Buchungssatz (Nr. 11 und 12).

• Die Vermietung von Grundstücken und Räumen ist nach § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG grundsätzlich steuerfrei; nur wenn der Vermieter nach § 9 UStG optiert hat, steht Umsatzsteuer auf der Rechnung.
• Versicherungsleistungen sind nach § 4 Nr. 10 UStG steuerfrei; die Versicherungsteuer auf dem Beitrag ist keine Vorsteuer.
• Bei Nr. 6 schulden Sie selbst die Steuer. Fehlt diese Buchung, fehlen Umsatzsteuer und Vorsteuer in der Voranmeldung. Dieselbe Regel kann auch Softwareabonnements von Anbietern aus anderen EU-Ländern betreffen; das Aufwandskonto richtet sich dann nach der Art der Leistung.
• Für Bewirtungskosten verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe; bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung ist beizufügen.

Verkauf und Forderungen

Erlöse entstehen mit Leistung und Rechnung, nicht mit dem Zahlungseingang. Die Zahlung gleicht nur die Forderung aus.

• Für Umsätze mit 7 % verwenden Sie im SKR03 das Automatikkonto 8300 „Erlöse 7 % USt“ und im SKR04 das Konto 4300; die Umsatzsteuer läuft dann auf 1771 bzw. 3801.
• Zieht ein Kunde Skonto ab, den die Rechnung nicht vorsah, oder zahlt er zu wenig, klären Sie zuerst die Ursache, bevor Sie die Differenz ausbuchen.
• Bei Zahlungen über Zahlungsanbieter empfiehlt sich ein eigenes Verrechnungskonto: Der Erlös wird mit dem Beleg gebucht, die Auszahlung des Anbieters gleicht das Verrechnungskonto aus, Gebühren werden gesondert gebucht.

Bank, Kasse und Zahlungsverkehr

Eine Bankbuchung ist fast immer der zweite Teil eines Vorgangs: Sie gleicht einen offenen Posten aus oder bewegt Geld zwischen eigenen Konten.

• Ein Zahlungsausgang ohne Rechnung ist noch kein Aufwand. Buchen Sie Aufwand und Vorsteuer erst mit dem Beleg; bis dahin gehört die Zahlung auf das Konto des Lieferanten.
• Fälle, in denen der Kontoauszug selbst der Beleg ist, etwa Kontoführungsgebühren, legen Sie am besten einmal als Buchungsregel fest, statt sie jedes Mal neu zu entscheiden.
• Überweisungen zwischen eigenen Konten, etwa vom Tagesgeld auf das Girokonto, buchen Sie über das Geldtransitkonto wie in Nr. 13; so fällt eine fehlende Gegenbuchung sofort auf.

Anlagevermögen und Abschreibungen

Was länger als ein Jahr genutzt wird, gehört ins Anlagevermögen und wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gibt es Vereinfachungen.

• Für Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € netto können Sie statt des Sofortabzugs einen Sammelposten bilden (SKR03 0485, SKR04 0675), der im Jahr der Bildung und in den vier folgenden Jahren mit je einem Fünftel aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG).
• Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft werden, ist steuerlich wieder die degressive Abschreibung möglich, höchstens mit dem Dreifachen des linearen Satzes und maximal 30 % (§ 7 Abs. 2 EStG; Stand: Oktober 2026).
• Für die Grenzen von 250 €, 800 € und 1.000 € zählt der Betrag ohne Vorsteuer, denn § 6 Abs. 2 EStG stellt auf die Anschaffungskosten vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag ab.

Personal aus dem Lohnjournal und Steuerzahlungen

Löhne und Gehälter werden nicht selbst berechnet, sondern aus dem Lohnjournal Ihres Lohnbüros oder Ihrer Lohnsoftware übernommen. Steuerzahlungen buchen Sie auf eigene Steuerkonten.

• Die Lohnabrechnung selbst mit Lohnsteuer, Sozialversicherung und Meldungen gehört in eine Lohnsoftware oder zu einem Lohnbüro; die Finanzbuchhaltung übernimmt das fertige Journal.
• Übernehmen Sie das Journal vollständig und mit den richtigen Verbindlichkeitskonten, damit die Abbuchungen von Finanzamt und Krankenkassen später sauber ausgeglichen werden.
• Beim Einzelunternehmer ist die Einkommensteuer privat (§ 12 Nr. 3 EStG): Zahlt er sie vom Geschäftskonto, ist das eine Privatentnahme wie in Nr. 25.

Privat und Gesellschafter

Hier unterscheiden sich die Rechtsformen am stärksten: Einzelunternehmer haben Privatkonten, eine GmbH hat keine.

• Eine GmbH kennt keine Privatentnahme. Zahlt sie Ausgaben ihres Gesellschafters, entsteht eine Forderung gegen ihn, die zurückgezahlt oder verrechnet werden muss.
• Bleibt die Forderung ohne fremdübliche Vereinbarung stehen, kann das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung annehmen, die das Einkommen der Gesellschaft nicht mindern darf (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG).
• Wie Sie das Gesellschafter-Verrechnungskonto sauber führen, erklärt eine eigene Seite in diesem Ratgeber.

Abschlussbuchungen zum Jahresende

Am Jahresende werden Aufwand und Ertrag dem Geschäftsjahr zugeordnet, das sie betreffen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Zwei typische Fälle:

• Weitere Abschlussbuchungen wie Bestandsveränderungen, Wertberichtigungen auf Forderungen oder Steuerrückstellungen hängen stark vom Einzelfall ab und stehen deshalb nicht als Muster in dieser Sammlung.
• Rückstellungen dürfen nur für die in § 249 Abs. 1 HGB genannten Zwecke gebildet und nur aufgelöst werden, soweit der Grund dafür entfallen ist (§ 249 Abs. 2 HGB).
• Klären Sie Bewertungsfragen mit Ihrem Steuerberater, oder lassen Sie sich im Jahresabschluss Schritt für Schritt durch die offenen Punkte führen.

Häufige Fragen

Wie bildet man einen Buchungssatz?

Bestimmen Sie zuerst den Geschäftsvorfall und die betroffenen Konten. Dann ordnen Sie zu: Zugänge auf Aktiv- und Aufwandskonten stehen im Soll, Zugänge auf Passiv- und Ertragskonten im Haben, Abgänge jeweils umgekehrt. Der Satz lautet „Soll an Haben“ mit Betrag, etwa „Bürobedarf 100,00 € und Vorsteuer 19,00 € an Verbindlichkeiten 119,00 €“. Zum Schluss prüfen Sie, ob beide Seiten dieselbe Summe ergeben und der Steuersatz zum Beleg passt.

Was ist der Unterschied zwischen SKR03 und SKR04?

Beide sind Standardkontenrahmen von Kanzlei Software mit vierstelligen Kontonummern. Der SKR04 ist nach dem Aufbau von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gegliedert, der SKR03 nach dem betrieblichen Ablauf. Die Buchungslogik ist identisch, nur die Nummern unterscheiden sich: Die Bank ist 1200 im SKR03 und 1800 im SKR04, Bürobedarf 4930 bzw. 6815. Welcher Kontenrahmen gilt, legen Sie beim Einrichten der Buchhaltung fest.

Was sind Automatikkonten?

Automatikkonten sind Konten mit fest hinterlegtem Steuersatz, zum Beispiel 8400 „Erlöse 19 % USt“ oder 3400 „Wareneingang 19 % Vorsteuer“ im SKR03 und 4400 bzw. 5400 im SKR04. Sie buchen den Bruttobetrag, und das System bucht die Umsatzsteuer oder Vorsteuer selbst auf das zugehörige Steuerkonto. Wer auf einem Automatikkonto zusätzlich einen Steuerschlüssel setzt oder die Steuer als eigene Zeile bucht, riskiert, dass sie doppelt erfasst wird.

Wie bucht man eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?

Klären Sie zuerst den Grund. Ist die Leistung steuerfrei, etwa eine Versicherung (§ 4 Nr. 10 UStG) oder Geschäftsraummiete ohne Option (§ 4 Nr. 12 UStG), buchen Sie nur den Betrag ohne Vorsteuer. Stammt die Rechnung von einem Kleinunternehmer, ebenfalls. Trägt sie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, schulden Sie die Umsatzsteuer selbst und ziehen sie bei vollem Vorsteuerabzug zugleich als Vorsteuer ab – bei einer sonstigen Leistung aus einem anderen EU-Land etwa über 3123 (SKR03) oder 5923 (SKR04).

Wird die Zahlung einer Rechnung noch einmal als Aufwand gebucht?

Nein. In der doppelten Buchführung wird der Aufwand mit der Rechnung gebucht, die Zahlung gleicht nur die Verbindlichkeit aus: im SKR03 „1600 an 1200“, im SKR04 „3300 an 1800“. Wer die Zahlung zusätzlich auf ein Aufwandskonto bucht, erfasst den Aufwand doppelt. Nur bei Direktbuchungen ohne offenen Posten, etwa bei Kontoführungsgebühren, wird der Aufwand unmittelbar gegen das Bankkonto gebucht.

Wie bucht man ein geringwertiges Wirtschaftsgut?

Ein abnutzbares, bewegliches und selbständig nutzbares Wirtschaftsgut bis 800 € netto dürfen Sie im Jahr der Anschaffung voll abziehen (§ 6 Abs. 2 EStG). Üblich ist die Buchung auf das GWG-Konto (SKR03 0480, SKR04 0670) mit Vorsteuer an Verbindlichkeiten oder Bank und anschließend die Sofortabschreibung (4855 an 0480 bzw. 6260 an 0670). Bei mehr als 250 € müssen Anschaffungstag und Kosten aus der Buchführung ersichtlich sein, was die Buchung auf dem GWG-Konto leistet.

Wie bucht ein Einzelunternehmer seine Einkommensteuer?

Die Einkommensteuer ist eine Personensteuer und nach § 12 Nr. 3 EStG nicht abziehbar. Zahlen Sie sie vom Geschäftskonto, buchen Sie eine Privatentnahme: im SKR03 „1800 an 1200“, im SKR04 „2100 an 1800“. Die Gewerbesteuer betrifft dagegen den Betrieb und wird auf das Konto Gewerbesteuer gebucht (4320 bzw. 7610); den steuerlichen Gewinn mindert sie allerdings nicht (§ 4 Abs. 5b EStG).

Muss ich Kontonummern auswendig lernen?

Nein. Wichtiger als Nummern ist die Logik: welche Kontoart betroffen ist, auf welcher Seite der Betrag steht und wie die Steuer behandelt wird. Die Nummern schlagen Sie im Kontenrahmen nach, und eine Buchhaltungssoftware schlägt sie vor. Prüfen sollten Sie vor allem Vorschläge zu Anlagegütern, Zahlungen an Gesellschafter und Rechnungen ohne Umsatzsteuer, denn dort haben Fehler steuerliche Folgen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 15 UStG – Vorsteuerabzug
• § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• § 6 EStG – Bewertung (GWG und Sammelposten) — Abs. 2 und 2a
• § 4 EStG – Gewinnbegriff (Bewirtung, Gewerbesteuer) — Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 5b
• § 250 HGB – Rechnungsabgrenzungsposten
• § 249 HGB – Rückstellungen

Buchungssätze vorschlagen lassen statt nachschlagen

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