Eingangsrechnung prüfen: Pflichtangaben, Vorsteuerabzug und E-Rechnung

Drei Prüfebenen: sachlich, rechnerisch, formell

Wer nur die Pflichtangaben prüft, übersieht die teuersten Fehler. Prüfen Sie jede Rechnung in dieser Reihenfolge.

Die sachliche Prüfung klärt, ob Sie die Leistung bestellt und erhalten haben. Vergleichen Sie die Rechnung mit Bestellung, Angebot oder Vertrag und mit Lieferschein oder Abnahme. Stimmen Menge, Preis, Rabatte und Leistungszeitraum? Wurde die Leistung für das Unternehmen erbracht oder für den privaten Bereich? Nur Leistungen für Ihr Unternehmen berechtigen zum Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Achten Sie auch auf die Bankverbindung: Weicht sie von der bisher bekannten ab, klären Sie das über einen Ihnen bekannten Kontakt beim Lieferanten, nicht über die Angaben in derselben E-Mail.

Die rechnerische Prüfung kontrolliert Einzelpreise, Summen, Rabatte und die Steuer. Der Steuerbetrag muss zum ausgewiesenen Steuersatz passen. Weist der Lieferant mehr Umsatzsteuer aus, als er für den Umsatz schuldet, schuldet er den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG); abziehen dürfen Sie aber nur die gesetzlich geschuldete Steuer. Prüfen Sie außerdem Zahlungsziel und Skontofrist, damit die Rechnung rechtzeitig in den Zahllauf kommt.

Die formelle Prüfung betrifft die Pflichtangaben und entscheidet über den Vorsteuerabzug. Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, lassen Sie die Rechnung berichtigen und ziehen die Vorsteuer bis dahin nicht. Für E-Rechnungen gilt dieselbe Prüfung – nur dass Sie die Angaben im strukturierten Datensatz kontrollieren, nicht allein in der Ansicht. Halten Sie das Ergebnis Ihrer Prüfung an der Buchung fest, damit später nachvollziehbar ist, was Sie wann geklärt haben.

Checkliste: die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Gilt für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 250 €. Jede Zeile entspricht einer Nummer des Gesetzes.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €: was ausreicht

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt, lässt § 33 UStDV vereinfachte Angaben genügen.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers; Ihr eigener Name als Empfänger muss nicht auf der Rechnung stehen.
• Das Ausstellungsdatum.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Die Vorsteuer rechnen Sie aus dem Bruttobetrag heraus, bei 19 % mit Bruttobetrag × 19 / 119.
• Nicht nötig sind Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt.
• Die Erleichterung gilt nicht für Lieferungen nach § 3c UStG (Fernverkauf), innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG und Leistungen nach § 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).
• Kleinbetragsrechnungen dürfen auch künftig immer als sonstige Rechnung kommen, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF; die E-Rechnungspflicht gilt für sie nicht (§ 33 Satz 4 UStDV).

E-Rechnung: was sich beim Prüfen seit 2025 ändert

Zwischen inländischen Unternehmen wird die strukturierte E-Rechnung schrittweise zur Pflicht. Für den Empfang gilt das bereits.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; nach den Fragen und Antworten des Bundesministeriums der Finanzen genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD nach der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Beim Ausstellen gelten Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG): Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 darf jeder Lieferant bis zum 31. Dezember 2026 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen übermitteln. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch für Lieferanten, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug; EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig. Für spätere Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung die Regel. Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung kommen (§§ 33, 34a UStDV). Stand: Oktober 2026.

Für Ihre Prüfung heißt das: Ab 2027 kann die PDF-Rechnung eines größeren Lieferanten formal fehlerhaft sein, weil er eine E-Rechnung hätte ausstellen müssen. Nach den Fragen und Antworten des Ministeriums berechtigt eine solche Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug; als Ausweg nennt es die Berichtigung durch eine nachträgliche E-Rechnung. Allein wegen des falschen Formats wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn Sie davon ausgehen konnten, dass der Lieferant eine Übergangsregel nutzt. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind die Daten des strukturierten Teils maßgeblich, wenn sie vom Bildteil abweichen – prüfen Sie also die Daten, nicht nur das Bild.

Rechnungen ohne Umsatzsteuer: § 13b und andere Gründe

Fehlt die Umsatzsteuer auf einer Eingangsrechnung, ist das nicht automatisch ein Fehler. Klären Sie zuerst, welcher dieser Fälle vorliegt.

• Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge): Bei bestimmten Leistungen schulden Sie als Empfänger die Umsatzsteuer (§ 13b UStG), etwa bei sonstigen Leistungen von Unternehmern aus anderen EU-Ländern, bei Werklieferungen und Leistungen ausländischer Unternehmer oder bei Bauleistungen, wenn Sie selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen (§ 13b Abs. 5 UStG).
• In den inländischen Fällen des § 13b Abs. 2 UStG muss die Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen und darf keine Steuer ausweisen (§ 14a Abs. 5 UStG). Sie berechnen die Steuer selbst, melden sie in der Voranmeldung an und ziehen sie bei vollem Vorsteuerabzug zugleich als Vorsteuer ab (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG).
• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Ihre Rechnung enthält einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV); eine Vorsteuer gibt es daraus nicht.
• Steuerfreie Leistungen: Versicherungsleistungen (§ 4 Nr. 10 UStG), Umsätze im Zahlungs- und Überweisungsverkehr wie Kontoführungsgebühren (§ 4 Nr. 8 UStG) und die Vermietung von Grundstücken und Räumen (§ 4 Nr. 12 UStG), sofern der Vermieter nicht nach § 9 UStG zur Steuerpflicht optiert hat.
• Weist jemand Umsatzsteuer aus, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, etwa ein Kleinunternehmer, schuldet er den Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Als Vorsteuer abziehen dürfen Sie ihn trotzdem nicht, weil er nicht gesetzlich für die Leistung geschuldet ist.
• Bei Unsicherheit, vor allem bei Bauleistungen, Gebäudereinigung und Leistungen aus Drittstaaten, lohnt eine kurze Rückfrage beim Steuerberater, bevor Sie buchen.

Fehler gefunden: so lassen Sie die Rechnung berichtigen

Eine fehlerhafte Rechnung korrigieren Sie nicht selbst. Die fehlenden oder falschen Angaben kommen vom Rechnungsaussteller.

• Fehler genau benennen: welche Pflichtangabe fehlt oder falsch ist, mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
• Den Lieferanten schriftlich um ein Berichtigungsdokument bitten, das sich ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder um Storno und Neuausstellung.
• Die Vorsteuer bis zum Eingang der Berichtigung zurückhalten oder die Buchung zur Prüfung markieren.
• Berichtigung und ursprüngliche Rechnung zusammen aufbewahren; Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO).

Nach § 31 Abs. 5 UStDV kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG enthält oder Angaben unzutreffend sind. Übermittelt werden müssen nur die fehlenden oder falschen Angaben, und zwar durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist. Für dieses Dokument gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung selbst. Ändern Sie die Rechnung nicht eigenhändig: Die Unversehrtheit ihres Inhalts muss gewährleistet bleiben (§ 14 Abs. 3 UStG).

Ob die Vorsteuer nach der Berichtigung rückwirkend im ursprünglichen Zeitraum oder erst bei Vorliegen der Berichtigung abgezogen werden darf, hängt davon ab, welche Angaben die ursprüngliche Rechnung bereits enthielt. Das ist eine Einzelfallfrage, die Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater klären. Fest steht: Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich voraus, dass Sie eine Rechnung nach den §§ 14 und 14a UStG besitzen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Der Prüfablauf in sieben Schritten

So prüfen Sie jede Eingangsrechnung in derselben Reihenfolge – mit wenig Aufwand und nachvollziehbar für eine spätere Betriebsprüfung.

• 1. Eingang erfassen: Rechnungen an einer zentralen Stelle sammeln, das Eingangsdatum festhalten und auf Dubletten prüfen – gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag, gleicher Lieferant.
• 2. Format bestimmen: E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD), PDF oder Papier? Bei E-Rechnungen die strukturierten Daten prüfen, nicht nur die Ansicht.
• 3. Sachlich prüfen: Bestellung, Lieferschein oder Abnahme mit Menge, Preis und Leistungszeitraum abgleichen und die betriebliche Veranlassung klären.
• 4. Rechnerisch prüfen: Positionen, Summen, Rabatte, Steuersatz und Steuerbetrag nachrechnen.
• 5. Formell prüfen: die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG oder bei Beträgen bis 250 € die Mindestangaben nach § 33 UStDV.
• 6. Freigeben und buchen: Aufwand oder Anlagegut und Vorsteuer an die Verbindlichkeit buchen, bei offenen Fragen erst nach Klärung.
• 7. Zahlung planen: Fälligkeit und Skontofrist vormerken, die Bankverbindung prüfen und nur gegen den offenen Posten bezahlen.

Wie unsere Buchhaltung Sie beim Prüfen unterstützt

Die Verantwortung für die Prüfung bleibt bei Ihnen. Die Software nimmt Ihnen aber die mechanischen Teile ab und macht Abweichungen sichtbar.

In der Buchhaltung von jahresabschluss.io kommen Rechnungen per Hochladen, Handyfoto, über eine eigene E-Mail-Adresse je Gesellschaft oder aus einem Google-Drive-Ordner an. XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert gelesen, ganz ohne KI; PDF-Dateien mit Textebene als Text, Scans per Texterkennung. Die erkannten Beträge werden mit dem Quelltext abgeglichen, und bei einer möglichen Dublette erhalten Sie eine Warnung, bevor doppelt gebucht wird. Lieferanten können ihre Rechnungen auch direkt an die Adresse Ihrer Gesellschaft schicken.

Mit der Rechnung werden Verbindlichkeit und Vorsteuer gebucht; bezahlt wird nur gegen den offenen Posten. Für Rechnungsfreigaben gibt es das Vier-Augen-Prinzip, der Zahlungsvorschlag richtet sich nach Fälligkeit und Skontofrist, und die SEPA-Überweisungsdatei (pain.001) wird ebenfalls zu zweit freigegeben und dann in Ihrem Onlinebanking hochgeladen. Jeder Buchungsvorschlag zeigt Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Begründung und einen Prüfhinweis. Unlesbare Belege oder fehlende und widersprüchliche Beträge bucht der Autopilot nie selbst: Sie landen in der Prüfliste, links das Original, rechts der Vorschlag.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt samt im Voraus vereinbarter Minderungen, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Befreiung, in Sonderfällen der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers und bei Abrechnung durch den Empfänger das Wort „Gutschrift“.

Was passiert, wenn auf einer Eingangsrechnung eine Pflichtangabe fehlt?

Dann liegt keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG vor, und der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Abs. 1 UStG grundsätzlich eine solche Rechnung voraus. Bitten Sie den Lieferanten um eine Berichtigung: Er übermittelt die fehlenden oder falschen Angaben in einem Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Ob die Vorsteuer rückwirkend gezogen werden darf, klären Sie im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater.

Bis zu welchem Betrag gilt die Kleinbetragsrechnung?

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € einschließlich Umsatzsteuer (§ 33 UStDV). Dann genügen Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Ihr eigener Name, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer des Lieferanten sind nicht nötig. Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Fernverkäufe nach § 3c UStG.

Muss ich PDF-Rechnungen noch annehmen?

Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen Lieferanten bis zum 31. Dezember 2026 noch Papierrechnungen und, mit Ihrer Zustimmung, PDF-Rechnungen schicken. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch für Lieferanten mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach ist zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung vorgeschrieben. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft als PDF oder auf Papier kommen. Stand: Oktober 2026.

Darf ich eine fehlerhafte Rechnung selbst korrigieren?

Nein. Die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts muss gewährleistet sein; sie bedeutet nach § 14 Abs. 3 UStG, dass die erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Fehlende oder falsche Angaben ergänzt der Rechnungsaussteller mit einem Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV), oder er storniert die Rechnung und stellt sie neu aus. Bewahren Sie beide Fassungen zusammen auf.

Reicht die Steuernummer des Lieferanten, oder brauche ich seine USt-IdNr.?

Eine der beiden Angaben genügt: die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € entfällt die Angabe ganz. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV alternativ ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angeben. Prüfen Sie bei bekannten Lieferanten, ob die Nummer mit früheren Rechnungen übereinstimmt.

Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?

Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung ist nach den Fragen und Antworten des Bundesministeriums der Finanzen zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Steuerlich endet die Frist nicht, solange die Rechnung für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft.

Wie organisiere ich die Rechnungsprüfung in einem kleinen Unternehmen?

Eine einfache Lösung ist eine klare Rollenverteilung: Wer bestellt hat, bestätigt die Leistung; wer bucht, prüft Pflichtangaben, Beträge und Bankverbindung; ab einer festgelegten Betragsgrenze geben zwei Personen frei. Dieses Vier-Augen-Prinzip ist eine einfache interne Kontrolle gegen Fehler und gegen gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung. Halten Sie die Regeln schriftlich fest, denn sie gehören in Ihre Verfahrensdokumentation.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
• § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung — Abs. 5: Berichtigung
• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften — Abs. 38: Übergangsregeln E-Rechnung
• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung — Stand: Oktober 2026

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