Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen: was Sie wirklich brauchen

In sechs Fragen zur Pflicht: EÜR oder Bilanz?

Bevor Sie Funktionen und Preise vergleichen, klären Sie, welche Art der Gewinnermittlung für Ihr Unternehmen gilt. Gehen Sie die Fragen der Reihe nach durch und hören Sie bei der ersten Antwort „Ja“ auf.

• 1. Ist Ihr Unternehmen eine GmbH, UG oder AG? Dann müssen Sie bilanzieren. Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG), für Handelsgesellschaften gelten die Pflichten der Kaufleute (§ 6 HGB) und damit §§ 238 und 242 HGB.
• 2. Ist es eine GmbH & Co. KG oder eine andere Personengesellschaft ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter? Dann gelten sogar die Rechnungslegungsregeln für Kapitalgesellschaften (§ 264a HGB).
• 3. Ist es eine OHG oder KG? Dann besteht als Handelsgesellschaft Buchführungspflicht; die Befreiung des § 241a HGB gilt nur für Einzelkaufleute.
• 4. Sind Sie Einzelkaufmann, etwa als e. K., und überschreiten an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen 800.000 € Umsatzerlöse oder 80.000 € Jahresüberschuss? Dann müssen Sie bilanzieren; darunter sind Sie handelsrechtlich befreit (§ 241a HGB).
• 5. Sind Sie gewerblich tätig und hat Ihnen das Finanzamt mitgeteilt, dass Sie mehr als 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr hatten? Dann gilt die Buchführungspflicht ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung folgt (§ 141 Abs. 1 und 2 AO).
• 6. Trifft nichts davon zu – etwa als Freiberufler oder kleiner Gewerbetreibender? Dann dürfen Sie den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG). Freiwillig bilanzieren dürfen Sie trotzdem.

Entscheidungstabelle nach Rechtsform

Die häufigsten Rechtsformen kleiner Unternehmen auf einen Blick (Stand: Oktober 2026). Grenzfälle, etwa gemischte Tätigkeiten oder Betriebsaufspaltungen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was ein kleines Unternehmen wirklich braucht

Viele Programme werben mit Funktionen, die ein Unternehmen mit wenigen Dutzend Belegen im Monat nie nutzt. Diese Funktionen nutzen Sie dagegen jede Woche.

• Belege schnell erfassen: Foto mit dem Handy, Weiterleitung per E-Mail, Hochladen am Rechner. Jeder Beleg muss mit seiner Buchung verknüpft und auffindbar bleiben.
• E-Rechnungen lesen: Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD lesen und die XML-Datei unverändert aufbewahren.
• Bankumsätze abrufen: Kontoabruf oder Import von CAMT- und MT940-Dateien, damit Zahlungen nicht abgetippt werden müssen.
• Umsatzsteuer: Voranmeldung aus den Buchungen berechnen und über ELSTER übermitteln – monatlich oder vierteljährlich, je nach Vorjahressteuer (§ 18 Abs. 2 UStG).
• Rechnungen schreiben: Ausgangsrechnungen mit fortlaufender Nummer und, spätestens nach Ablauf der Übergangsregeln, als E-Rechnung an Geschäftskunden.
• Übergabe an den Steuerberater: ein Export, den die Kanzlei verarbeiten kann, oder ein eigener Zugang.
• Aufbewahrung: Belege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO) – mit einem vollständigen Export, falls Sie die Software einmal wechseln.

Kleinunternehmer: weniger Umsatzsteuer, nicht weniger Buchhaltung

Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer, nicht von der Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben.

Seit 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Wer sie nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und gibt grundsätzlich weder Voranmeldungen noch eine Jahreserklärung ab (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, sind die Voraussetzungen noch im selben Jahr nicht mehr erfüllt – deshalb sollte die Software den Umsatz laufend mitzählen.

Die Buchhaltung selbst wird dadurch kaum kleiner. Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig aufgezeichnet werden, für die Einnahmenüberschussrechnung und um die Umsatzgrenzen nachzuweisen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können. Für die Ausstellung eigener Rechnungen gelten Besonderheiten, die wir auf einer eigenen Seite zur E-Rechnung für Kleinunternehmer erklären. Für Einzelunternehmen, GbR und Partnerschaften mit EÜR gibt es bei jahresabschluss.io das Abo „Buchhaltung & EÜR“ für 99 € je Arbeitsbereich und Monat.

Preisklassen für Buchhaltungssoftware einordnen

Statt einzelne Anbieterpreise zu vergleichen, die sich häufig ändern, hilft eine Einordnung nach Kategorie: Was ist im Preis enthalten, und was müssen Sie zusätzlich organisieren?

Bei den laufenden Kosten lohnt ein Blick auf die Preislogik. Üblich sind Monatspreise je Unternehmen mit Kontingenten für Nutzer, Belege und Bankverbindungen. Ein niedriger Grundpreis kann teuer werden, wenn jede Bankverbindung, jeder weitere Nutzer oder der Jahresabschluss einzeln berechnet wird. Rechnen Sie deshalb mit Ihren eigenen Zahlen: Wie viele Belege fallen im Monat an, wie viele Konten haben Sie, wer arbeitet außer Ihnen mit, und wer erstellt den Jahresabschluss?

Vergleichen Sie zudem den Zeitaufwand. Eine Software, die Belege zuverlässig liest und Bankumsätze offenen Rechnungen zuordnet, spart bei jedem Vorgang einige Handgriffe. Bei wenigen Belegen fällt das kaum ins Gewicht, bei mehreren hundert im Monat sehr wohl. Unabhängig von der Kategorie gilt: Ein Steuerberater bleibt eine gute Wahl für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Gestaltungsfragen – die Software sorgt dafür, dass er saubere Zahlen bekommt.

Die Tarife von jahresabschluss.io für kleine Unternehmen

Preise pro Gesellschaft und Monat (Stand: Oktober 2026). Mittelgroße Gesellschaften zahlen 250 € (Solo) bzw. 300 € (Gesamtpaket), große auf Anfrage.

In Solo und Gesamtpaket kostet jeder weitere Nutzer 20 € im Monat, Belege über das Kontingent von 100 hinaus kosten 20 € je weitere 100 (ein Paket wird ab seinem 20. Beleg berechnet). E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden strukturiert gelesen und zählen nicht zum Kontingent. Bankverbindungen über finAPI kosten 5 € je aktiver Verbindung und Monat; Ponto, Qonto Direct und der Dateiimport sind kostenlos.

Ohne Abo können Sie den Jahresabschluss einzeln erstellen: ab 250 € je Geschäftsjahr, der erste ist kostenlos; die E-Bilanz kostet 20 € je Geschäftsjahr. Das Steuer-Modul selbst ist kostenlos – Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung und Dauerfristverlängerung lassen sich darin erstellen, prüfen und testweise übermitteln – die echte Übermittlung ist in jedem Buchhaltungs-Abo enthalten, ohne Abo kostet sie 20 € je Zeitraum. Die Buchhaltung können Sie sieben Tage testen; dafür ist eine Karte nötig, ohne Kündigung beginnt das Abo am achten Tag. Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen sind erst im bezahlten Abo enthalten.

Typische Fehler bei der Softwarewahl

Diese Fehler kosten kleine Unternehmen später Zeit und Geld – und lassen sich mit einer Stunde Vorbereitung vermeiden.

• Nach dem Preis statt nach der Pflicht wählen: Eine EÜR-Software für eine GmbH führt spätestens beim Jahresabschluss zu Nacharbeit, weil Bilanzkonten, offene Posten und Abschlussbuchungen fehlen.
• Das Wachstum ignorieren: Wer sich den Grenzen des § 141 AO oder des § 19 UStG nähert, sollte eine Software wählen, die den Wechsel zur Bilanz oder zur Regelbesteuerung ohne Neuanfang mitmacht.
• Tabellen statt Buchhaltung: Eine Tabellenkalkulation lässt Änderungen ohne Spur zu. Nach § 146 Abs. 4 AO muss der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung aber feststellbar bleiben.
• Den Ausstieg vergessen: Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob Sie Buchungen und Belege vollständig exportieren können. Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen, auch wenn Sie kündigen.
• Die Kanzlei nicht fragen: Klären Sie vorher, in welchem Format Ihr Steuerberater Daten übernimmt und mit welchem Kontenrahmen er arbeitet.
• Automatisierung überschätzen: Auch gute Software braucht vollständige Belege und eine regelmäßige Prüfung. Planen Sie feste Zeiten für die Buchhaltung ein.

Häufige Fragen

Welche Buchhaltungssoftware brauche ich als Einzelunternehmer?

Das hängt von Ihrer Gewinnermittlung ab. Freiberufler und Gewerbetreibende ohne Buchführungspflicht dürfen die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG nutzen; dafür genügt eine EÜR-Software mit Belegerfassung, Bankabruf und Umsatzsteuer. Einzelkaufleute, die an zwei Stichtagen mehr als 800.000 € Umsatzerlöse oder 80.000 € Jahresüberschuss haben, und Gewerbetreibende nach einer Mitteilung gemäß § 141 AO brauchen doppelte Buchführung.

Ab wann muss ich als kleines Unternehmen bilanzieren?

Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG bilanzieren ab dem ersten Tag. Einzelkaufleute müssen handelsrechtlich bilanzieren, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mehr als 800.000 € Umsatzerlöse oder 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB). Steuerlich fordert das Finanzamt Gewerbetreibende ab mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn zur Buchführung auf; die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung (§ 141 AO).

Reicht eine Tabellenkalkulation für die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens?

Für eine GmbH oder eine andere bilanzierende Gesellschaft nicht, weil doppelte Buchführung, offene Posten und Abschluss fehlen. Auch bei der EÜR ist eine Tabelle riskant: Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Eine Tabelle lässt Änderungen ohne Spur zu. Eine Buchhaltungssoftware protokolliert sie.

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Buchhaltungssoftware?

Eine Pflicht zu einer bestimmten Software gibt es nicht. Sie müssen Einnahmen und Ausgaben aber vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen, Belege acht Jahre aufbewahren und die Umsatzgrenzen des § 19 UStG im Blick behalten: 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Seit 2025 müssen Sie außerdem E-Rechnungen empfangen können. Eine einfache EÜR-Software erledigt das zuverlässiger als eine Sammlung von Ordnern und Tabellen.

Was kostet Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen bei jahresabschluss.io?

Solo kostet für Kleinstgesellschaften 95 €, für kleine Gesellschaften 120 € im Monat; das Gesamtpaket mit Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen 125 € bzw. 150 €. Weitere Nutzer kosten 20 € im Monat (Stand: Oktober 2026).

Kann ich später von der EÜR zur Bilanz wechseln?

Ja, wenn die Pflicht entsteht oder Sie freiwillig wechseln. Der Wechsel braucht eine Eröffnungsbilanz und einen Übergang von der Zahlungs- zur Periodenbetrachtung, bei dem Forderungen, Verbindlichkeiten und Abgrenzungen erstmals erfasst werden. Diesen Übergang sollten Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Technisch ist es einfacher, wenn die Software beide Arten der Gewinnermittlung beherrscht und die Daten nicht in ein neues Programm übertragen werden müssen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
• § 241a HGB – Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars
• § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen — Abs. 3: Einnahmenüberschussrechnung
• § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 264a HGB – Anwendung auf bestimmte offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften
• § 13 GmbHG – Juristische Person; Handelsgesellschaft

Buchhaltung, die zur Größe Ihres Unternehmens passt

Gesamtpaket ab 125 € mit Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen oder Solo ab 95 € für die laufende Buchhaltung, jeweils pro Gesellschaft und Monat. Sieben Tage testen – mit Karte; ohne Kündigung beginnt das Abo am achten Tag, die Kündigung in der Testphase ist kostenlos.