Ersetzendes Scannen: Papierbelege digitalisieren und Originale vernichten

Was Gesetz und GoBD zum ersetzenden Scannen sagen

Die Erlaubnis steht im Gesetz, die Spielregeln stehen in den GoBD des Bundesfinanzministeriums.

§ 147 Abs. 2 AO erlaubt, aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufzubewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Wiedergabe muss bei empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich, bei anderen Unterlagen inhaltlich mit dem Original übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird. Außerdem müssen die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. § 257 Abs. 3 HGB enthält die handelsrechtliche Parallele mit denselben Ausnahmen.

Die GoBD konkretisieren das. Die bildliche Erfassung darf mit ganz unterschiedlichen Geräten erfolgen, ausdrücklich genannt sind Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen (Rz. 130). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für steuerliche Zwecke nicht erforderlich (Rz. 138). Hat Farbe eine Beweisfunktion, etwa bei roten Minusbeträgen oder farbigen Prüfvermerken, ist eine vollständige Farbwiedergabe nötig (Rz. 137). Nach der Erfassung darf das Papier vernichtet werden, soweit es nicht nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren ist (Rz. 140).

Eine Entscheidung bleibt bei Ihnen: Bei Dokumenten, deren Beweiskraft in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, müssen Sie selbst entscheiden, ob Sie das Original zusätzlich aufheben (Rz. 140). Das betrifft vor allem unterschriebene Verträge, Bürgschaften oder Urkunden, bei denen es in einem Rechtsstreit auf das Papier ankommen kann. Steuerlich ist der ordnungsgemäße Scan ausreichend, zivilrechtlich kann das Original trotzdem wertvoll sein. Legen Sie deshalb vorab fest, welche Dokumentarten Sie grundsätzlich im Original behalten.

Die Organisationsanweisung: sechs Fragen, die geregelt sein müssen

Das Verfahren muss dokumentiert werden (GoBD Rz. 136). Für kleine Unternehmen reicht oft eine Seite, die diese Punkte beantwortet.

• Wer darf erfassen? Nennen Sie Personen oder Rollen, zum Beispiel Geschäftsführung, Assistenz oder eine Aushilfe, die nur Belege einreichen darf.
• Wann wird erfasst? Beim Posteingang, nach der sachlichen Prüfung oder nach Abschluss der Bearbeitung – entscheidend ist, dass danach nichts mehr auf dem Papier vermerkt wird.
• Welches Schriftgut wird erfasst? Zum Beispiel alle Eingangsrechnungen, Quittungen und Kontoauszüge auf Papier; ausgenommen Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und Originale, die Sie aus Beweisgründen behalten.
• Ist bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig? Für empfangene Geschäftsbriefe und Buchungsbelege gilt bildlich, also mit Vorder- und Rückseite, wenn dort etwas steht.
• Wie wird die Qualität kontrolliert? Lesbarkeit, Vollständigkeit aller Seiten und, wo nötig, Farbe – etwa durch Sichtprüfung jedes Bildes oder Stichproben bei großen Mengen.
• Wie werden Fehler protokolliert? Ein schlechter Scan wird wiederholt, und es bleibt nachvollziehbar, dass und warum ein zweites Bild entstanden ist.

Ablauf in acht Schritten: vom Papier zur sicheren Kopie

Dieser Ablauf funktioniert mit dem Smartphone genauso wie mit einem Multifunktionsgerät im Büro.

• 1. Belege täglich an einem festen Ort sammeln, damit nichts zwischen Posteingang und Erfassung verloren geht (Belegsicherung, GoBD Rz. 67).
• 2. Zeitnah erfassen: fotografieren oder scannen, am besten am Eingangstag, bei Thermopapier sofort, weil die Schrift verblasst.
• 3. Qualität prüfen: Ist das ganze Blatt zu sehen, sind Beträge, Datum und Rechnungsnummer lesbar, fehlt eine Seite oder Rückseite?
• 4. Eindeutig kennzeichnen: Jeder Beleg erhält einen Index oder eine Belegnummer, über die er mit der Buchung verknüpft ist (Rz. 122).
• 5. Das Papier aus dem Bearbeitungsgang nehmen: Weitere Vermerke gehören an das elektronische Dokument. Wird das Papier doch weiter bearbeitet, ist es erneut zu erfassen und mit derselben Kennung zu verbinden (Rz. 139).
• 6. Buchen und den Beleg mit der Buchung verknüpfen; Text aus der Texterkennung wird nach Prüfung und Korrektur mit aufbewahrt (Rz. 130).
• 7. Eine kurze interne Haltefrist für Papier festlegen, etwa bis die Buchungen des Monats geprüft und festgeschrieben sind – als Sicherheit, nicht als gesetzliche Pflicht.
• 8. Papier datenschutzgerecht vernichten, zum Beispiel per Aktenvernichter oder Entsorgungsdienst, weil Belege Namen, Anschriften und Bankverbindungen enthalten.

Tabelle: scannen und vernichten oder Original behalten?

Fristen nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB, Stand: Oktober 2026. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder eingegangen ist.

Häufige Fehler, an denen ein Scan scheitert

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Scannen selbst, sondern davor und danach.

• Elektronisch eingegangene Rechnungen werden ausgedruckt und wieder eingescannt. Das ist kein ersetzendes Scannen: Die empfangene Datei selbst ist im empfangenen Format aufzubewahren (GoBD Rz. 119 und 131).
• Scans liegen nur als Dateien in einem Ordner auf dem Rechner. Eine Ablage im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht ohne zusätzliche Maßnahmen wie Sperren, Protokolle oder Versionierung (Rz. 110).
• Nach dem Scannen werden Notizen auf das Papier geschrieben und das Papier wird später vernichtet. Dann fehlt Information, die nur auf dem Original stand (Rz. 139).
• Bilder werden nachträglich verkleinert oder in ein schlechteres Format umgewandelt. Eine bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht reduziert werden (Rz. 129).
• Jahresabschluss oder Eröffnungsbilanz werden nach dem Scannen entsorgt, obwohl beide im Original aufzubewahren sind.
• Es gibt keine Organisationsanweisung. Das macht das Scannen nicht automatisch unzulässig, erschwert aber den Nachweis in einer Außenprüfung (Rz. 155).

Verfahrensdokumentation fürs Scannen: was hineingehört

Die Organisationsanweisung ist ein Teil der Verfahrensdokumentation, nicht ihr Ersatz.

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vollständig und schlüssig hervorgehen (GoBD Rz. 151). Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (Rz. 153). Für das Scannen bedeutet das: Wer erfasst womit, wie wird geprüft, wo werden die Bilder gespeichert, wie sind sie mit den Buchungen verknüpft, und wann wird das Papier vernichtet.

Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs; eine kleine GmbH mit einem Smartphone und einer Buchhaltungssoftware braucht keine hundert Seiten. Wichtig ist, dass die Beschreibung zur Praxis passt und Änderungen versioniert werden (Rz. 154). Eine fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation ist kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht leidet (Rz. 155). Als Organisationsunterlage ist sie zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO) und nicht vor den Unterlagen, die sie erklärt.

Belege per Smartphone in unserer Buchhaltung

Wie die Buchhaltung von jahresabschluss.io Papierbelege aufnimmt, ausliest und mit der Buchung verbindet.

In der Buchhaltung von jahresabschluss.io fotografieren Sie Papierbelege mit dem Smartphone oder laden Scans hoch; PDFs schicken Sie an die eigene E-Mail-Adresse Ihrer Gesellschaft oder legen sie in einen verbundenen Google-Drive-Ordner. PDFs mit Textebene werden als Text gelesen, Fotos und Scans per Texterkennung. Die ausgelesenen Beträge werden gegen den Belegtext geprüft, und bei einem möglichen Doppel erscheint eine Warnung. Jeder Beleg bleibt mit seiner Buchung verknüpft, und Korrekturen laufen als Storno statt als Löschung.

Prüft das Finanzamt, stellen Sie Buchungen und Belege gemeinsam als GoBD-Datenexport bereit, einer ZIP-Datei mit Belegarchiv. Die Daten liegen in Rechenzentren in der EU (Irland); § 146 Abs. 2a AO erlaubt, elektronische Bücher und Aufzeichnungen in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu führen und aufzubewahren, wenn der Datenzugriff des Finanzamts in vollem Umfang möglich ist. Die Organisationsanweisung und die Entscheidung, wann Sie Papier vernichten, bleiben bei Ihnen. Die Software unterstützt die GoBD-Anforderungen, ersetzt aber nicht Ihre Verfahrensdokumentation.

Häufige Fragen

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Ja, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar ist, das Verfahren dokumentiert ist und das Papier nicht aus anderen Gründen im Original aufzubewahren ist (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 140). Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen sind ausgenommen. Bei Verträgen oder Urkunden sollten Sie prüfen, ob Sie das Original als Beweismittel brauchen.

Reicht ein Foto mit dem Smartphone?

Ja. Die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich als zulässige Geräte für die bildliche Erfassung (Rz. 130). Das Foto muss den ganzen Beleg lesbar zeigen und danach unverändert aufbewahrt werden. Achten Sie auf gutes Licht, vollständige Ränder und scharfe Beträge. Ein Foto, das nur in der Fotogalerie des Telefons liegt, ist allerdings noch kein geordnetes Archiv.

Brauche ich eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel?

Für steuerliche Zwecke nicht. Die GoBD stellen in Rz. 138 klar, dass bei der bildlichen Erfassung weder eine elektronische Signatur noch ein Zeitstempel erforderlich ist. Entscheidend sind die Unveränderbarkeit nach der Erfassung, die Protokollierung von Änderungen, eine dokumentierte Qualitätskontrolle und die Verknüpfung mit der Buchung.

Welche Unterlagen muss ich im Original behalten?

Ausdrücklich im Original: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB) sowie bestimmte Zollunterlagen, wenn es amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende Präferenznachweise sind. Daneben können außersteuerliche Vorschriften oder Beweisgründe für das Original sprechen, etwa bei unterschriebenen Verträgen oder Bürgschaften.

Darf ich Belege auf einer Auslandsreise fotografieren?

Ja. § 146 Abs. 2 AO steht einer bildlichen Erfassung mit mobilen Geräten im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege dort entstanden sind oder empfangen wurden und direkt dort erfasst werden, etwa Hotel- und Restaurantbelege einer Dienstreise (GoBD Rz. 130 und 136). Danach gelten dieselben Regeln wie für Belege aus dem Inland.

Muss ich auch die Rückseite scannen?

Wenn auf der Rückseite Inhalt steht, ja – etwa Geschäftsbedingungen, Zahlungsvermerke oder handschriftliche Notizen. Für empfangene Buchungsbelege verlangt § 147 Abs. 2 AO bildliche Übereinstimmung mit dem Original, und dazu gehört alles, was auf dem Papier steht. Leere Rückseiten müssen nicht erfasst werden; halten Sie die Regel in Ihrer Organisationsanweisung fest.

Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?

Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation ist nach GoBD Rz. 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. Sie erleichtert aber den Nachweis, dass Ihr Scanverfahren ordnungsgemäß ist. Eine kurze, zur Praxis passende Beschreibung lohnt sich deshalb auch für kleine Unternehmen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen (Abs. 2a zur Führung im EU-Ausland)
• Bayerisches Landesamt für Steuern: GoBD-Schreiben vom 28. November 2019 (amtlicher Text) — Rz. 130 bis 141 zur bildlichen Erfassung, Rz. 151 bis 155 zur Verfahrensdokumentation
• BMF: GoBD-Änderung vom 11. März 2024
• BMF: GoBD, 2. Änderung vom 14. Juli 2025

Papierbelege fotografieren, Buchung erhalten

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