Kennzahlen aus der Buchhaltung: welche Werte Sie monatlich prüfen sollten

Warum Kennzahlen nur so gut sind wie die Buchhaltung dahinter

Eine Kennzahl verdichtet Buchungen auf einen Wert. Fehlen Buchungen oder liegen sie im falschen Monat, ist der Wert falsch – und sieht trotzdem plausibel aus.

Kennzahlen funktionieren nur, wenn die Buchhaltung den Monat vollständig abbildet. Fehlen Eingangsrechnungen, sind Aufwand zu niedrig und Ergebnis zu hoch; fehlen Zahlungseingänge, wirken Forderungen überfällig. Die GoBD halten die Erfassung unbarer Vorgänge innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich und verlangen, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten (GoBD Rz. 47 und 48). Wer in diesem Rhythmus bucht, hat wenige Tage nach Monatsende belastbare Zahlen.

Ebenso wichtig ist die Periodenabgrenzung. Eine Jahresversicherung, die im Januar vollständig als Aufwand gebucht wird, drückt den Januar und schönt die übrigen elf Monate. Abschreibungen, die erst im Jahresabschluss gebucht werden, fehlen in jeder Monatsauswertung. Für aussagekräftige Monatswerte sollten Abschreibungen deshalb monatlich laufen, größere Vorauszahlungen verteilt und wiederkehrende Kosten über Dauerbuchungen erfasst werden. Erst dann ist ein Vergleich von Monat zu Monat sinnvoll.

Für Geschäftsführer einer GmbH sind Kennzahlen mehr als eine Kür. Nach § 1 Abs. 1 StaRUG wachen die Mitglieder des Geschäftsführungsorgans juristischer Personen fortlaufend über Entwicklungen, die den Fortbestand der Gesellschaft gefährden können, und ergreifen bei Bedarf geeignete Gegenmaßnahmen. Wie diese Überwachung aussieht, schreibt das Gesetz nicht vor. Eine monatliche Auswertung von Ergebnis, Liquidität und Forderungen ist aber eine naheliegende und gut dokumentierbare Grundlage.

Zwölf Kennzahlen mit Formel und Datenquelle

Die Formeln folgen der verbreiteten betriebswirtschaftlichen Praxis; gesetzlich definiert sind sie nicht. Die Postennummern beziehen sich auf das Gesamtkostenverfahren nach § 275 Abs. 2 HGB.

Woher die Zahlen kommen: Konten in SKR03 und SKR04

Wer Kennzahlen aus der Saldenliste rechnet, muss wissen, welche Konten zu welcher Größe gehören. Die Tabelle nennt Beispiele aus den Kanzlei Software-Standardkontenrahmen; Ihr Kontenplan kann abweichen.

Liquidität im Blick: Stichtag und die nächsten Wochen

Liquiditätsgrade zeigen den Stand am Monatsende. Für die Steuerung brauchen Sie zusätzlich den Blick auf die Fälligkeiten.

• Wochenblick: Kontostand heute plus erwartete Eingänge minus fällige Ausgänge, je Woche fortgeschrieben bis zur dreizehnten Woche.
• Frühwarnsignal: Liegt die Liquidität 2. Grades unter 1 und steigt gleichzeitig die Forderungslaufzeit, lohnt ein genauer Blick auf Mahnwesen und Zahlungsziele.
• Feste Termine: Umsatzsteuer, Lohnsteuer und die Vorauszahlungen auf Körperschaft- und Gewerbesteuer als Termine in die Vorschau eintragen.
• Spielraum: Kreditlinien gehören nicht in die Liquiditätsgrade, aber in die Vorschau – getrennt ausgewiesen, damit sichtbar bleibt, wie viel davon genutzt wird.

Die Liquiditätsgrade sind Stichtagswerte: Sie vergleichen, was am Monatsende an Geld und kurzfristigen Forderungen vorhanden ist, mit den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Für die Steuerung der nächsten Wochen reicht das nicht, denn entscheidend ist, wann Zahlungen fällig werden. Ergänzen Sie die Kennzahlen deshalb um eine einfache Vorschau über die nächsten 13 Wochen, die Sie aus den offenen Posten und den bekannten wiederkehrenden Zahlungen aufbauen.

In diese Vorschau gehören neben Kunden- und Lieferantenrechnungen die Zahlungen, die keinem Eingangsbeleg entsprechen: Löhne und Sozialabgaben, Miete, Leasing, Darlehensraten und Steuern. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung ist am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später (§ 46 UStDV). Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV).

Forderungslaufzeit und Lieferantenziel richtig lesen

Laufzeiten sind leicht zu berechnen und leicht falsch zu deuten. Zwei Regeln helfen.

Die Forderungslaufzeit zeigt, wie viele Tage es im Durchschnitt dauert, bis Kunden zahlen. Weil Forderungen die Umsatzsteuer enthalten, rechnen Sie mit dem Bruttoumsatz, sonst wirkt die Laufzeit um den Steueranteil zu lang. Für einen Monat setzen Sie die Tage des Monats ein, für ein Quartal rund 90, für ein Jahr 365. Beispielrechnung, Annahme: offene Forderungen von 59.500 € und ein Bruttoumsatz des Quartals von 178.500 €; 59.500 ÷ 178.500 × 90 ergibt 30 Tage.

Aussagekräftiger als der Durchschnitt ist oft die Altersstruktur der offenen Posten: Wie viel ist noch nicht fällig, wie viel bis 30 Tage, 31 bis 60, 61 bis 90 und mehr als 90 Tage überfällig? Ein wachsender Anteil in den hinteren Gruppen zeigt Probleme früher als die Durchschnittszahl. Beim Lieferantenziel gilt das Umgekehrte: Ein sehr kurzes Ziel kann heißen, dass Sie Skonto nutzen oder unnötig früh zahlen; ein sehr langes, dass Mahnungen und Lieferstopps drohen.

So richten Sie ein monatliches Kennzahlenblatt ein

Ein Kennzahlenblatt wirkt durch Wiederholung: dieselben Werte, dieselbe Berechnung, jeden Monat zum selben Termin.

• 1. Monat abschließen: Bank abstimmen, Belege vollständig zuordnen, Kasse prüfen und das Lohnjournal buchen.
• 2. Abgrenzen: Abschreibungen des Monats, Dauerbuchungen und verteilte Vorauszahlungen buchen.
• 3. Auswertungen erzeugen: BWA mit Vorjahresvergleich, Summen- und Saldenliste sowie die Listen der offenen Posten.
• 4. Kennzahlen eintragen: dieselben zwölf Werte in derselben Tabelle, jeweils für den Monat, den Vorjahresmonat und kumuliert seit Jahresbeginn.
• 5. Abweichungen kommentieren: Legen Sie eine eigene Schwelle fest, ab der Sie eine Abweichung erklären, zum Beispiel 10 % gegenüber dem Vorjahresmonat (Beispielwert, keine Norm).
• 6. Maßnahmen festhalten: wer was bis wann erledigt, etwa einen Mahnlauf, ein Preisgespräch oder die Prüfung eines Vertrags.
• 7. Monat festschreiben, damit die Zahlen, auf die sich Ihre Entscheidungen stützen, nicht mehr unbemerkt geändert werden.

Typische Verzerrungen und wie Sie sie korrigieren

Die meisten auffälligen Kennzahlen haben eine buchhalterische Ursache, bevor sie eine wirtschaftliche haben.

Kennzahlen mit der Buchhaltung von jahresabschluss.io

Die Software liefert die Berichte und sorgt für zeitnahe, abgegrenzte Zahlen. Die Bewertung bleibt bei Ihnen.

Die Buchhaltung von jahresabschluss.io liefert die Grundlagen für diese Kennzahlen: eine BWA mit Vorjahresvergleich, die Summen- und Saldenliste, Kontenblätter und eine Vorschau auf Bilanz und GuV nach § 266 und § 275 HGB. Berichte lassen sich speichern und jeden Monat gleich aufrufen. Offene Posten für Kunden und Lieferanten, Kundenkontoauszüge und der Zahlungsabgleich mit Teil- und Sammelzahlungen sorgen dafür, dass Forderungslaufzeit und Lieferantenziel auf aktuellen Zahlen beruhen.

Für die Periodenabgrenzung sorgen monatliche Abschreibungsläufe der Anlagenbuchhaltung, Dauerbuchungen sowie aktive und passive Rechnungsabgrenzungen; Abgrenzungen über den Bilanzstichtag verteilt der Autopilot. Ein Prüfkatalog zeigt Nullzeilen, ungeklärte Konten und fehlende Belege, bevor sie Ihre Kennzahlen verfälschen. Die Kennzahlen selbst rechnen Sie aus diesen Berichten nach den Formeln dieser Seite oder holen die Daten über die Programmierschnittstelle in Ihre eigene Auswertung, etwa eine Tabellenkalkulation.

Häufige Fragen

Welche Kennzahlen sollte ein kleines Unternehmen monatlich prüfen?

Für den Anfang genügen fünf: Rohertragsquote oder Personalquote, je nach Geschäftsmodell, das Monatsergebnis bzw. EBIT, die Liquidität 2. Grades, die Forderungslaufzeit und der Kontostand im Vergleich zu den fälligen Zahlungen der nächsten Wochen. Wichtig ist, sie jeden Monat gleich zu berechnen und mit dem Vorjahresmonat zu vergleichen. Voraussetzung ist eine zeitnah gebuchte Buchhaltung mit monatlichen Abschreibungen und Abgrenzungen.

Was ist der Unterschied zwischen Rohertrag und Rohergebnis?

Der Rohertrag ist eine betriebswirtschaftliche Größe: Gesamtleistung abzüglich Materialaufwand. Das Rohergebnis ist ein Posten der handelsrechtlichen GuV: Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften dürfen die Posten § 275 Abs. 2 Nr. 1 bis 5 HGB zu einem Posten zusammenfassen (§ 276 HGB). Damit enthält das Rohergebnis zusätzlich die sonstigen betrieblichen Erträge. Für Vergleiche über mehrere Perioden sollten Sie sich auf eine der beiden Größen festlegen.

Wie berechne ich die Liquidität 2. Grades?

Addieren Sie die flüssigen Mittel – Kasse und Bankguthaben – und die kurzfristigen Forderungen, und teilen Sie die Summe durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten. Beispielrechnung, Annahme: 40.000 € Bankguthaben, 60.000 € Forderungen und 80.000 € kurzfristige Verbindlichkeiten ergeben 1,25, oft auch als 125 % angegeben. Eine verbreitete Faustregel sieht einen Wert von mindestens 1 als Ziel; maßgeblich bleibt, wann die Zahlungen tatsächlich fällig werden.

Was ist eine gute Eigenkapitalquote?

Eine allgemeingültige Zielgröße gibt es nicht; sie hängt stark von Branche, Anlagenintensität und Finanzierung ab. Wichtiger sind die Entwicklung über die Jahre und die Frage, ob Verluste das Eigenkapital aufzehren. Ist das Eigenkapital durch Verluste aufgebraucht, weist die Bilanz einen „nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrag“ am Schluss der Aktivseite aus (§ 268 Abs. 3 HGB). Spätestens dann sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen.

Wie berechne ich die Forderungslaufzeit?

Teilen Sie die offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen durch den Bruttoumsatz des Zeitraums und multiplizieren Sie mit der Zahl der Tage. Brutto, weil die Forderungen die Umsatzsteuer enthalten. Beispielrechnung, Annahme: 23.800 € offene Forderungen und 71.400 € Bruttoumsatz in einem Monat mit 30 Tagen ergeben 10 Tage. Vergleichen Sie das Ergebnis mit den Zahlungszielen auf Ihren Rechnungen.

Warum weicht die BWA vom Jahresabschluss ab?

Weil im Jahresabschluss Buchungen hinzukommen, die während des Jahres oft fehlen: Abschreibungen, Rückstellungen, Bestandsveränderungen, Abgrenzungen und Bewertungen zum Stichtag. Wer Abschreibungen und Dauerbuchungen monatlich bucht und größere Vorauszahlungen verteilt, verkleinert die Abweichung deutlich. Ganz verschwindet sie selten, weil Bewertungsfragen erst zum Stichtag entschieden werden.

Muss die Geschäftsführung einer GmbH Kennzahlen überwachen?

Das Gesetz schreibt keine bestimmten Kennzahlen vor. Nach § 1 Abs. 1 StaRUG wachen die Geschäftsleiter juristischer Personen aber fortlaufend über Entwicklungen, die den Fortbestand der Gesellschaft gefährden können, ergreifen bei Bedarf Gegenmaßnahmen und berichten den Überwachungsorganen. Eine monatliche Auswertung von Ergebnis, Liquidität und Forderungen ist eine praktikable und dokumentierbare Form dieser Überwachung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 275 HGB – Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung
• § 276 HGB – Größenabhängige Erleichterungen
• § 268 HGB – Vorschriften zu einzelnen Posten der Bilanz
• § 1 StaRUG – Krisenfrüherkennung und Krisenmanagement
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren
• GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025 (Amtliches AO-Handbuch, Anhang 33) — Rz. 47 und 48 zur zeitgerechten Erfassung

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