Buchhaltung einrichten: Der erste Monat nach der Gründung nach der Gründung

Fahrplan: die ersten 30 Tage im Überblick

Die Reihenfolge ist ein Vorschlag; gesetzliche Fristen sind mit Fundstelle angegeben.

Der Fahrplan setzt eine Bargründung voraus. Bei Einzelunternehmen entfallen Stammkapital und Handelsregisteranmeldung; die übrigen Schritte gelten genauso, mit der Einnahmenüberschussrechnung statt einer Eröffnungsbilanz, sofern keine Buchführungspflicht besteht. Bewahren Sie in jedem Fall alle Belege ab dem ersten Gründungsschritt auf, auch die Rechnung des Notars und die Kosten für die Gewerbeanmeldung. Sammeln Sie Ausgaben vor der Eintragung in einem eigenen Ordner, damit sie vollständig in die erste Buchungsperiode übernommen werden.

SKR03 oder SKR04: den Kontenrahmen wählen

Kein Gesetz schreibt einen bestimmten Kontenrahmen vor; die Wahl ist eine Frage der Ordnung und der Zusammenarbeit.

Der SKR03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut: Die Kontenklassen folgen grob dem Ablauf im Betrieb, von Anlage- und Kapitalkonten über Finanzkonten bis zu den Erlösen. Der SKR04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip und ordnet die Konten in der Reihenfolge von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Wer viel mit dem Jahresabschluss arbeitet, findet sich im SKR04 oft schneller zurecht; wer mit einer Kanzlei zusammenarbeitet, nimmt am besten deren Kontenrahmen. Ein späterer Wechsel ist möglich, aber aufwendig, weil Buchungsregeln und Vorjahresvergleiche umgestellt werden müssen.

Eröffnungsbilanz aufstellen

Kaufleute stellen zu Beginn ihres Handelsgewerbes eine Eröffnungsbilanz auf (§ 242 Abs. 1 HGB).

Für eine frisch gegründete GmbH ist die Eröffnungsbilanz meist kurz: Auf der Aktivseite steht das Bankguthaben aus der Einlage, auf der Passivseite das gezeichnete Kapital. Für die Eröffnungsbilanz gelten die Vorschriften über den Jahresabschluss entsprechend, soweit sie die Bilanz betreffen. Ist das Stammkapital nur teilweise eingezahlt, werden die nicht eingeforderten ausstehenden Einlagen offen vom gezeichneten Kapital abgesetzt; der verbleibende Betrag erscheint als „Eingefordertes Kapital“, und eingeforderte, aber noch nicht gezahlte Einlagen stehen gesondert unter den Forderungen (§ 272 Abs. 1 HGB). Steuerlich ist auch die Eröffnungsbilanz elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln (§ 5b Abs. 1 Satz 4 EStG).

Einzelunternehmer, die ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, brauchen keine Eröffnungsbilanz. Halten Sie zum Start trotzdem fest, welche Gegenstände Sie in den Betrieb einbringen, etwa einen vorhandenen Laptop oder ein Fahrzeug. Diese Einlagen werden für Abschreibungen und das Anlagenverzeichnis gebraucht. Notieren Sie Anschaffungsdatum und Kaufbeleg; die Bewertung der Einlage klären Sie im Zweifel mit einem Steuerberater. Bilanzierende Einzelkaufleute stellen dagegen wie die GmbH eine Eröffnungsbilanz auf.

Stammkapital buchen: die typischen Fälle

Buchungssätze nach Kanzlei Software-Kontenrahmen 2026; Beträge als Beispiel.

Über die Einforderung der Einlagen beschließen die Gesellschafter (§ 46 Nr. 2 GmbHG). Bei der UG gibt es nur den ersten Fall, denn ihr Stammkapital muss vor der Anmeldung voll eingezahlt sein (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Bei der GmbH muss vor der Anmeldung auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel eingezahlt sein und insgesamt mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals, also 12.500 € (§ 7 Abs. 2 GmbHG).

Das eingezahlte Stammkapital ist kein Sperrguthaben: Die Gesellschaft darf es für betriebliche Zwecke ausgeben, etwa für Ausstattung, Wareneinkauf oder Gründungskosten im vereinbarten Rahmen. Es darf nur nicht an die Gesellschafter zurückfließen, soweit es zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlich ist (§ 30 Abs. 1 GmbHG). Typische Fehler der ersten Wochen sind private Ausgaben vom neuen Gesellschaftskonto und Rücküberweisungen von Teilen der Einlage an den Gesellschafter.

Gründungskosten richtig erfassen

Wer die Gründungskosten trägt, ergibt sich aus dem Gesellschaftsvertrag.

• Kosten innerhalb des Rahmens sind Aufwand der Gesellschaft, z. B. auf Rechts- und Beratungskosten (SKR03 4950, SKR04 6825).
• Rechnungen sollten auf die Gesellschaft lauten, denn ohne ordnungsgemäße Rechnung ist kein Vorsteuerabzug möglich (§ 15 Abs. 1 UStG).
• Hat ein Gesellschafter Kosten vorgestreckt, die die Gesellschaft trägt, entsteht eine Verbindlichkeit ihm gegenüber (SKR03 1665, SKR04 3640).
• Hat die Gesellschaft Kosten über dem Rahmen bezahlt, ist der Mehrbetrag eine Forderung gegen den Gesellschafter (SKR03 1381, SKR04 1307), kein Aufwand.
• Belege ab dem Notartermin sammeln und im ersten Buchungsmonat erfassen.

Notar, Handelsregister und gegebenenfalls Beratung verursachen Gründungskosten. Ob und bis zu welcher Höhe die Gesellschaft sie trägt, sollte der Gesellschaftsvertrag regeln. Bei einer Gründung mit Musterprotokoll ist das vorgegeben: Die Gesellschaft trägt die Kosten bis zu einem Gesamtbetrag von 300 €, höchstens jedoch bis zum Betrag ihres Stammkapitals; darüber hinausgehende Kosten tragen die Gesellschafter (Anlage 1 zum GmbHG). Bei einer individuellen Satzung gilt der dort festgelegte Rahmen.

Schritt für Schritt: Belegablauf und Bankanbindung einrichten

Der Belegablauf entscheidet, ob die Buchhaltung später fünf Minuten oder fünf Stunden pro Woche kostet.

• 1. Ein Geschäftskonto ausschließlich für die Gesellschaft führen und an die Buchhaltung anbinden – über eine Bankschnittstelle oder per Kontoauszugsdatei (CAMT, MT940 oder CSV).
• 2. Einen zentralen Eingang für Rechnungen festlegen und Lieferanten die Adresse mitteilen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
• 3. Papierbelege sofort fotografieren oder scannen; Originale erst vernichten, wenn das ersetzende Scannen in der Verfahrensdokumentation geregelt ist.
• 4. Ausgangsrechnungen mit fortlaufender Nummer aus einem System schreiben (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).
• 5. Bargeld nur, wenn nötig: Wer eine Kasse führt, muss Einnahmen und Ausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• 6. Einen festen Termin pro Woche für Bank und Belege einplanen; unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, gilt nach den GoBD als unbedenklich.
• 7. Eine kurze Verfahrensdokumentation anlegen: Wer erfasst was, wo liegen die Belege, wer gibt frei (GoBD Rz. 151 ff.).

Steuerliche Erfassung und erste Fristen

Nach der Eröffnung meldet sich das Finanzamt nicht von selbst – Sie müssen aktiv werden.

• Umsatzsteuer-Voranmeldung: bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG).
• Lohnsteuer-Anmeldung bei Beschäftigten, auch für einen angestellten Geschäftsführer: bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a EStG).
• Eröffnungsbilanz: elektronisch an das Finanzamt (§ 5b Abs. 1 Satz 4 EStG).
• Erster Jahresabschluss: bei kleinen Kapitalgesellschaften spätestens sechs Monate nach Ende des ersten Geschäftsjahres (§ 264 Abs. 1 HGB).

Wer einen gewerblichen Betrieb eröffnet oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss dem Finanzamt weitere Auskünfte über die steuerlich erheblichen Verhältnisse geben, grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle (§ 138 Abs. 1b AO), und zwar innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis (§ 138 Abs. 4 AO). In der Praxis ist das der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Darin erklären Sie unter anderem, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und ob Sie die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnen möchten.

Für die Umsatzsteuer gilt: Wer seine Tätigkeit aufnimmt, gibt nach § 18 Abs. 2 UStG im laufenden und im folgenden Kalenderjahr monatlich Voranmeldungen ab. Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ist dabei abweichend die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres maßgebend; Gründer werden in dieser Zeit nach ihrer erwarteten Zahllast eingestuft. Ob diese Erleichterung über 2026 hinaus gilt, regelt der Gesetzestext (Stand: Oktober 2026) nicht – klären Sie das bei einer Gründung ab 2027 mit dem Finanzamt. Mit Dauerfristverlängerung haben Sie einen Monat mehr Zeit (§ 46 UStDV); Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel (§ 47 UStDV).

Rollen, Freigaben und die Einrichtung in jahresabschluss.io

Wer was darf, legen Sie am besten vor der ersten Buchung fest.

Auch in einer Gesellschaft mit zwei Personen hilft eine einfache Trennung: Eine Person erfasst und bucht, die andere gibt Zahlungen frei. In der Buchhaltung von jahresabschluss.io gibt es dafür die Rollen Administrator, Ersteller, Prüfer, Betrachter, Beleg-Erfasser und Portal-Nutzer, ein Vier-Augen-Prinzip für Rechnungsfreigaben und SEPA-Zahlläufe sowie Zugriffsrechte je Gesellschaft. Ihre Steuerberaterin kann als Prüferin oder Betrachterin mitarbeiten. Halten Sie die Rollenverteilung in der Verfahrensdokumentation fest.

Beim Einrichten wählen Sie SKR03 oder SKR04 und binden Ihr Konto an – kostenlos per Datei oder über Ponto und Qonto Direct, über finAPI für 5 € je aktiver Anbindung und Monat. Jede Gesellschaft erhält eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen; ergänzend gibt es Handyfoto und Google-Drive-Ordner, doppelte Belege werden gemeldet. Getestet wird 7 Tage mit hinterlegter Karte; ohne Kündigung beginnt das Abo am 8. Tag.

Häufige Fragen

Ab wann muss eine neue GmbH Bücher führen?

Die Buchführungspflicht knüpft an den Beginn des Handelsgewerbes an; zu diesem Zeitpunkt ist auch die Eröffnungsbilanz aufzustellen (§ 242 Abs. 1 HGB). In der Praxis sollten Sie alle Belege ab dem Notartermin sammeln und ab der Einzahlung des Stammkapitals laufend buchen. Wann genau Ihre Buchführung beginnt, wenn vor der Eintragung schon Geschäfte laufen, klären Sie am besten mit einem Steuerberater.

Wie buche ich die Einzahlung des Stammkapitals?

Bei voller Einzahlung im SKR03: 1200 Bank an 0800 Gezeichnetes Kapital, im SKR04: 1800 Bank an 2900 Gezeichnetes Kapital. Ist nur ein Teil eingezahlt und der Rest nicht eingefordert, buchen Sie den offenen Teil auf ausstehende Einlagen, nicht eingefordert (SKR03 0820, SKR04 2910), die in der Bilanz offen vom gezeichneten Kapital abgesetzt werden (§ 272 Abs. 1 HGB).

Darf die GmbH das Stammkapital sofort ausgeben?

Ja, für betriebliche Zwecke. Das Stammkapital ist kein Sperrguthaben, sondern Startkapital der Gesellschaft – etwa für Ausstattung, Waren oder Gründungskosten im vereinbarten Rahmen. Verboten ist nur, das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen an die Gesellschafter auszuzahlen (§ 30 Abs. 1 GmbHG). Private Ausgaben vom Gesellschaftskonto gehören deshalb auf das Gesellschafter-Verrechnungskonto.

Welcher Kontenrahmen ist für eine neue GmbH besser, SKR03 oder SKR04?

Beide sind geeignet. Der SKR04 ordnet die Konten nach Bilanz und GuV und ist deshalb nah am Jahresabschluss; der SKR03 folgt dem betrieblichen Ablauf. Wenn Sie mit einer Kanzlei zusammenarbeiten, übernehmen Sie deren Kontenrahmen. Entscheiden Sie sich vor der ersten Buchung, denn ein späterer Wechsel bedeutet Umstellungsaufwand bei Regeln und Vergleichszahlen.

Muss ich die Eröffnungsbilanz an das Finanzamt übermitteln?

Ja, wenn Sie bilanzieren. § 5b Abs. 1 Satz 4 EStG ordnet für den Fall der Eröffnung des Betriebs an, dass auch die Eröffnungsbilanz nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln ist. Für Einzelunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung entfällt die Eröffnungsbilanz; sie übermitteln später die Anlage EÜR.

Wie buche ich die Notarkosten der Gründung?

Soweit die Gesellschaft die Gründungskosten laut Gesellschaftsvertrag trägt, als Aufwand, etwa auf Rechts- und Beratungskosten (SKR03 4950, SKR04 6825), mit Vorsteuer, wenn die Rechnung auf die Gesellschaft lautet. Beim Musterprotokoll gilt die Grenze von 300 €, höchstens bis zum Stammkapital. Was die Gesellschaft darüber hinaus bezahlt hat, ist eine Forderung gegen den Gesellschafter.

Brauche ich für die Einrichtung der Buchhaltung einen Steuerberater?

Nicht zwingend. Kontenrahmen, Eröffnungsbilanz einer Bargründung, Buchung des Stammkapitals und Belegablauf lassen sich mit Software selbst erledigen. Sinnvoll ist ein Steuerberater bei Sachgründungen, bei der Frage nach Kleinunternehmerregelung oder Ist-Versteuerung, bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer mit Gehalt und bei allem, was die Gestaltung betrifft.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung
• § 272 HGB – Eigenkapital
• § 138 AO – Anzeigen über die Erwerbstätigkeit
• § 7 GmbHG – Anmeldung der Gesellschaft
• Anlage 1 GmbHG – Musterprotokoll
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren

Buchhaltung von Anfang an richtig einrichten

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