Buchhaltung 2027: was sich ändert und was Sie jetzt vorbereiten

Zeitleiste: die gesicherten Änderungen von 2024 bis 2028

Alle Einträge sind gegen Gesetzestext oder BMF-Schreiben geprüft. Was nur angekündigt oder geplant ist, steht hier bewusst nicht.

E-Rechnung 2027: wer ab dem 1. Januar 2027 ausstellen muss

Die Pflicht hängt an einer einzigen Zahl: dem Gesamtumsatz des Vorjahres.

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 dürfen Sie nur dann noch eine Papierrechnung oder – mit Zustimmung des Empfängers – eine PDF-Rechnung ausstellen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 € nicht überschritten hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Für 2027 kommt es also auf das Jahr 2026 an. Gesamtumsatz ist die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, gemindert um bestimmte steuerfreie Umsätze; Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Betracht. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte den Wert mit dem Steuerberater abstimmen.

Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmer im Inland, nicht für Rechnungen an Privatpersonen. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise; sie dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33, § 34 und § 34a UStDV). Wichtig: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinell verarbeitbar, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD, sofern das Format der europäischen Norm entspricht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Für Unternehmen über der Grenze heißt das: Rechnungsprogramm oder Buchhaltung muss E-Rechnungen erzeugen können, die Kundenstammdaten müssen vollständig sein, und auch Gutschriften fallen unter die Pflicht. Fehler haben Folgen: Eine Datei mit Formatfehlern ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine angehängte PDF-Datei genügt nicht. Das BMF regt an, den Bericht einer Validierung als Nachweis aufzubewahren.

Aufbewahrung: acht Jahre für Belege, zehn für Bücher

Die Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betrifft nur einen Teil der Unterlagen.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), Rechnungen ebenfalls acht Jahre (§ 14b UStG). Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Nach dem BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025 müssen deshalb Rechnungen, die vor dem 1. Januar 2017 ausgestellt wurden, regelmäßig nicht mehr aufbewahrt werden. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Regeln.

Zehn Jahre bleiben es für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, also auch die Verfahrensdokumentation. Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen, etwa nach § 22 UStG, sind laut BMF weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO) und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Vor dem Vernichten lohnt deshalb ein Blick auf offene Bescheide und laufende Prüfungen.

Umsatzsteuer: Kleinunternehmer, Voranmeldung und Gründer

Drei Schwellen bestimmen, wie oft und ob Sie überhaupt Umsatzsteuer anmelden.

• Kleinunternehmer bleibt, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Schon der Umsatz, mit dem die 100.000 € überschritten werden, ist steuerpflichtig – nicht erst das Folgejahr.
• Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, dürfen selbst aber weiter sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV).
• Der Kalendermonat ist Voranmeldungszeitraum, wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 € betrug; sonst ist es das Kalendervierteljahr (§ 18 Abs. 2 UStG).
• Betrug die Steuer des Vorjahres nicht mehr als 2.000 €, kann das Finanzamt von Voranmeldungen befreien (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG).
• Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG); eine Dauerfristverlängerung verlängert die Frist um einen Monat (§ 46 UStDV).
• Für Gründer setzt § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG die monatliche Pflicht im Gründungsjahr und im Folgejahr nur für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 aus. Ohne Verlängerung gilt ab 2027 wieder die Grundregel des Satzes 4. Wer 2026 gegründet hat, klärt den Zeitraum für 2027 am besten mit Finanzamt oder Steuerberater.

GoBD 2024 und 2025: was sich in der Praxis geändert hat

Die GoBD sind ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zweimal geändert. Diese Punkte betreffen kleine und mittlere Unternehmen direkt.

• Seit 1. April 2024 gehören Kontoart (etwa Aktiva, Passiva, Aufwand, Ertrag) und Kontotyp (etwa Bilanz, GuV, Debitor, Kreditor) zu den Angaben, die das Journal für die Prüfung bereitstellen soll (Rz. 94).
• Die Datenüberlassung an das Finanzamt (Z3) kann seit 2024 auch über eine Datenaustauschplattform der Finanzbehörde erfolgen, nicht nur per Datenträger (Rz. 167).
• Bei Kleinunternehmen mit Einnahmen-Überschussrechnung sind die GoBD-Anforderungen regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (Rz. 15).
• Seit 14. Juli 2025 genügt es bei E-Rechnungen, den strukturierten Teil aufzubewahren; das PDF einer hybriden Rechnung nur, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Angaben wie Buchungsvermerke enthält (Rz. 119, 131).
• Technische Zahlungsnachweise von Zahlungsdiensten sind nicht aufbewahrungspflichtig, solange sie weder Buchungsbeleg noch einzige Abrechnung sind und nicht zur Trennung barer und unbarer Kassenvorgänge gebraucht werden (Rz. 121).

Ihr Fahrplan: in acht Schritten bereit für 2027

Die Reihenfolge folgt den Fristen: Was den 1. Januar 2027 betrifft, kommt zuerst.

• 1. Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG ermitteln, sobald die Buchungen für Dezember stehen – davon hängt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 ab.
• 2. Ausgangsrechnungen auf ein Format nach europäischer Norm umstellen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, und eine Testrechnung an einen Stammkunden senden.
• 3. Kundenstammdaten ergänzen: vollständige Anschrift, E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID.
• 4. Rechnungseingang prüfen: Kommen E-Rechnungen an einer Stelle an, werden sie lesbar dargestellt und im empfangenen Format archiviert?
• 5. Löschkonzept auf acht und zehn Jahre anpassen und vor jeder Vernichtung offene Festsetzungsfristen prüfen.
• 6. Voranmeldungszeitraum 2027 anhand der Steuer 2026 bestimmen; Gründer prüfen die Rückkehr der Monatspflicht.
• 7. Verfahrensdokumentation aktualisieren: Eingangswege für E-Rechnungen, Archivformat und Validierung beschreiben.
• 8. Bei Kauf oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems die Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats einplanen.

Was diese Seite bewusst nicht enthält

Ankündigungen sind keine Rechtslage. Hier steht nur, was bereits gilt oder mit Datum beschlossen ist.

Rund um die Buchhaltung kursieren viele Ankündigungen: neue Meldesysteme, weitere Grenzwerte, zusätzliche Digitalpflichten. Diese Seite nimmt eine Änderung erst auf, wenn sie im Gesetzestext oder in einem veröffentlichten BMF-Schreiben steht. Wer auf einen Entwurf hin Prozesse oder Software umbaut, baut im Zweifel zweimal. Prüfen Sie Neuigkeiten deshalb an der Quelle – auf gesetze-im-internet.de oder beim Bundesfinanzministerium – und achten Sie auf das Datum, ab dem eine Regel anzuwenden ist.

Genauso wichtig sind Ausnahmen: Die kürzere Aufbewahrung gilt für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute nur eingeschränkt, die E-Rechnungspflicht nicht für Rechnungen an Privatkunden, die Kleinunternehmerregelung nur bis zu festen Umsatzgrenzen. Für die meisten kleinen Unternehmen reduziert sich 2027 auf zwei Fragen: Muss ich E-Rechnungen schreiben, und wie oft melde ich Umsatzsteuer an? Ist die Antwort nicht eindeutig, hilft eine kurze Rückfrage beim Steuerberater.

So bildet unsere Buchhaltung die Änderungen ab

Welche Pflichten die Buchhaltung von jahresabschluss.io unterstützt – und was Ihre Entscheidung bleibt.

Die Buchhaltung von jahresabschluss.io liest E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD strukturiert aus, ohne KI; sie zählen nicht zu den enthaltenen KI-erkannten Belegen. Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Stornos entstehen im System als PDF und XRechnung mit lückenlosen Nummernkreisen. Jede Gesellschaft hat eine eigene E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen senden können. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird aus dem Journal gerechnet und nach Ihrer Freigabe über ELSTER übermittelt; Erstellen, Prüfen und Testübermittlung sind im Steuer-Modul kostenlos, ebenso Dauerfristverlängerung und Zusammenfassende Meldung.

Für die Aufbewahrung werden Zeiträume festgeschrieben, Korrekturen laufen als Storno, und jede Änderung steht im Änderungsprotokoll. Für eine Außenprüfung oder einen Wechsel erzeugen Sie einen GoBD-Datenexport als ZIP mit Belegarchiv. Ob und wann Sie Unterlagen nach Fristablauf vernichten, entscheiden Sie selbst; die Prüfung offener Festsetzungsfristen bleibt Ihre Aufgabe oder die Ihres Steuerberaters. Steuer- oder Rechtsberatung leisten wir nicht – die Software unterstützt die gesetzlichen Anforderungen, die Verantwortung für die Buchführung bleibt beim Unternehmen.

Häufige Fragen

Muss ich ab 2027 E-Rechnungen schreiben?

Nur wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 € betrug und Sie an andere Unternehmer im Inland abrechnen. Dann gilt die Pflicht für Umsätze ab dem 1. Januar 2027. Lag der Gesamtumsatz darunter, dürfen Sie 2027 noch Papier- oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle, mit Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Kleinunternehmer und Fahrausweise.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 UStG betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Verbraucher dürfen Sie weiter auf Papier oder als PDF ausstellen. Wer an Unternehmen und Privatkunden verkauft, braucht deshalb in der Regel beide Wege und sollte im Kundenstamm festhalten, wer Unternehmer ist.

Darf ich im Januar 2027 Belege aus 2018 vernichten?

Grundsätzlich ja: Die achtjährige Frist für einen Buchungsbeleg aus 2018 beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2018 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Sie läuft aber nicht ab, solange der Beleg für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa bei offenen Bescheiden oder einer laufenden Außenprüfung. Bücher und Jahresabschlüsse aus 2018 bleiben ohnehin zehn Jahre.

Gelten die neuen Kleinunternehmergrenzen schon?

Ja, seit dem 1. Januar 2025. Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Die 100.000 € sind eine harte Grenze: Bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, ist nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 nicht mehr steuerfrei. Ab diesem Umsatz sind Rechnungen mit Umsatzsteuer auszustellen.

Muss ich als Gründer ab 2027 monatlich Voranmeldungen abgeben?

Nach dem aktuellen Gesetzestext (Stand: Oktober 2026) ja: Die Aussetzung der Monatspflicht für Neugründungen in § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG gilt nur für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026. Danach greift wieder Satz 4: Im Jahr der Gründung und im Folgejahr ist der Kalendermonat der Voranmeldungszeitraum. Ob der Gesetzgeber die Ausnahme verlängert, ist offen; prüfen Sie den Stand vor Ihrer Gründung.

Ändern sich die GoBD 2027 erneut?

Die zuletzt veröffentlichte Änderung der GoBD stammt vom 14. Juli 2025 (Stand: Oktober 2026); darauf verweist auch das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025. Die Änderungen von 2024 und 2025 betreffen vor allem den Datenzugriff und die Aufbewahrung von E-Rechnungen. Neue Fassungen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium auf seiner Internetseite; diese Seite nimmt sie erst nach Veröffentlichung auf.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38 zur E-Rechnung)
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• BMF: Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Schreiben vom 15. Oktober 2025
• BMF: Änderungen durch Wachstumschancengesetz, BEG IV und JStG 2024, Schreiben vom 8. Juli 2025
• BMF: GoBD, 2. Änderung vom 14. Juli 2025

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