Was darf ein Buchhalter? Selbst buchen, Buchhalter und Steuerberater im Vergleich

Ihre eigene Buchhaltung: keine Befugnisgrenze

Das Steuerberatungsgesetz schützt Rechtsuchende vor unqualifizierter Hilfe – es schränkt niemanden in eigenen Angelegenheiten ein.

Nach § 2 Abs. 2 StBerG ist Hilfeleistung in Steuersachen jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Die eigene Buchführung ist keine fremde Angelegenheit. Jeder Kaufmann ist nach § 238 HGB verpflichtet, Bücher zu führen – wer das tut, schreibt das Gesetz nicht vor. Sie dürfen also selbst kontieren, buchen, Abschreibungen berechnen, die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln, den Jahresabschluss aufstellen und die Steuererklärungen Ihres Unternehmens abgeben, ohne Ausbildung und ohne Prüfung.

Bei einer GmbH oder UG handelt die Geschäftsführung für die Gesellschaft: Sie muss nach § 41 GmbHG für die ordnungsmäßige Buchführung sorgen und nach § 34 AO die steuerlichen Pflichten erfüllen. Ob sie selbst bucht, eigene Mitarbeiter einsetzt, eine Software nutzt oder eine Kanzlei beauftragt, entscheidet sie frei. Angestellte, die im Unternehmen buchen, erledigen damit die Buchführung ihres Arbeitgebers. Sonderfälle wie die Buchhaltung für Schwester- oder Tochtergesellschaften in einer Unternehmensgruppe sollten Sie vorab mit einem Steuerberater klären.

Die Freiheit hat eine Kehrseite: Die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung gelten für Sie genauso wie für eine Kanzlei. Buchungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 146 Abs. 1 AO), und die Verantwortung für Fehler bleibt bei Ihnen. Selbst buchen heißt deshalb nicht allein buchen: Software, Kontierungshilfen und ein Steuerberater für Grenzfälle gehören zu einem sinnvollen Aufbau.

Was sich am 1. September 2026 geändert hat

Ältere Ratgeber zitieren noch die frühere Nummerierung des § 6 StBerG – die Regeln stehen heute an anderer Stelle.

Mit dem Neunten Gesetz zur Änderung von Vorschriften im Steuerberatungsrecht sowie im Steuerrecht vom 29. Juni 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 197) wurden die Befugnisregeln neu geordnet; die Änderungen gelten seit dem 1. September 2026. § 2 StBerG enthält jetzt eine Definition: Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern gilt ausdrücklich nicht als Hilfeleistung in Steuersachen – das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen dagegen schon (§ 2 Abs. 3 StBerG).

Die Ausnahme für qualifizierte Buchhalter steht jetzt in § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Sie nennt neben dem Buchen laufender Geschäftsvorfälle, der laufenden Lohnabrechnung und dem Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung ausdrücklich auch das Anlegen von Kontenplänen. Die Qualifikation ist unverändert geblieben: kaufmännische Abschlussprüfung oder gleichwertige Vorbildung und danach mindestens drei Jahre praktische Tätigkeit im Buchhaltungswesen im Umfang von mindestens 16 Wochenstunden. Wer solche Dienstleister beauftragt, sollte sich die Qualifikation der verantwortlichen Person nachweisen lassen.

Tätigkeiten im Überblick: selbst, Hilfskraft, Buchhalter, Steuerberater

Die Spalten zwei bis fünf zeigen, wer die Tätigkeit übernehmen darf – für das eigene Unternehmen oder geschäftsmäßig für Dritte.

Die Einträge „nicht genannt, daher grundsätzlich nein“ folgen aus der Aufzählung in § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG, die nur Kontenpläne, laufende Buchungen, laufende Lohnabrechnung und Lohnsteuer-Anmeldung erfasst. Ob eine einzelne Tätigkeit im Grenzbereich liegt – etwa monatliche Abschreibungsbuchungen nach einem fertigen Anlagenverzeichnis oder eine Hilfeleistung als Nebenleistung im Sinne des § 4e StBerG –, ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls. Klären Sie sie mit der Steuerberaterkammer oder einem Steuerberater, bevor Sie solche Aufgaben an Dritte vergeben.

Für unentgeltliche Hilfe gelten eigene Regeln, die der nächste Abschnitt beschreibt. Und für alle Spalten gilt: Wer befugt ist, ist damit nicht automatisch fachlich geeignet. Lassen Sie sich bei jedem Dienstleister schriftlich beschreiben, welche Aufgaben er übernimmt, wer verantwortlich ist und wie er Sie bei Fragen einbindet, die eine Entscheidung über Ihr Unternehmen erfordern. Halten Sie außerdem fest, wer die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt und wer den Abschluss vorbereitet, damit keine Aufgabe zwischen den Beteiligten liegen bleibt.

Mechanische Arbeiten: was jede Hilfskraft für Sie erledigen darf

Ohne Kontieren und ohne Buchungsanweisung ist Buchhaltungsarbeit keine Hilfeleistung in Steuersachen.

• Belege öffnen, sortieren, nummerieren, scannen oder fotografieren und dem richtigen Vorgang zuordnen, ohne über das Konto zu entscheiden.
• Daten aus Belegen in ein System übertragen, wenn Konto und Steuerschlüssel bereits feststehen, etwa durch Ihre Vorgabe oder eine freigegebene Buchungsregel.
• Kontoauszüge abrufen und ablegen, fehlende Belege anfordern und offene Unterlagen nachhalten.
• Nicht erlaubt ist das Kontieren, also die Entscheidung, auf welches Konto und mit welchem Steuerschlüssel ein Beleg gebucht wird, und das Erteilen von Buchungsanweisungen (§ 2 Abs. 3 Satz 2 StBerG).
• Eine Rolle wie „Beleg-Erfasser“ in einer Buchhaltungssoftware passt genau zu diesem Zuschnitt: hochladen und zuordnen, aber nicht buchen.

Buchhalter nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG: Voraussetzungen und Grenzen

Eine klar umrissene Befugnis – mit Qualifikation, Bezeichnungsrecht und Aufsicht.

Selbständige Buchhalter und Buchhaltungsbüros dürfen Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen, die laufende Lohnabrechnung erstellen und die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen, wenn diese Tätigkeiten in der Verantwortung einer Person liegen, die nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung oder gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden im Buchhaltungswesen gearbeitet hat. Diese Personen dürfen sich als Buchhalter bezeichnen und auf ihre Befugnisse hinweisen; Geprüfte Bilanzbuchhalter und Steuerfachwirte dürfen unter diesen Bezeichnungen werben (§ 8 Abs. 4 StBerG).

Nicht in der Aufzählung stehen die Umsatzsteuer-Voranmeldung, Abschlussbuchungen, der Jahresabschluss und die Steuererklärungen. Diese Tätigkeiten gehören, wenn sie geschäftsmäßig für andere erbracht werden, grundsätzlich zu den nach § 3 StBerG Befugten: Steuerberatern, Steuerbevollmächtigten, Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern und entsprechenden Berufsausübungsgesellschaften. Arbeitet ein Buchhalter dauerhaft unsachgemäß zum Nachteil der Rechtsuchenden, kann das Finanzamt ihm die weitere Hilfeleistung für längstens fünf Jahre untersagen (§ 7 Abs. 1 StBerG).

Unentgeltliche Hilfe: Familie, Freunde, Vereine

Wer ohne Bezahlung hilft, darf mehr – mit einer wichtigen Einschränkung außerhalb der Familie.

Unentgeltliche geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 StBerG erlaubt. Für Angehörige im Sinne des § 15 AO – unter anderem Verlobte, Ehegatten und Lebenspartner, Verwandte und Verschwägerte gerader Linie sowie Geschwister – gibt es keine weiteren Anforderungen. Wer dagegen unentgeltlich für Nicht-Angehörige tätig wird, muss sicherstellen, dass die Hilfe durch eine qualifizierte Person oder unter ihrer Anleitung erfolgt, etwa durch eine zur unbeschränkten Hilfeleistung befugte Person oder eine Person mit bestandener Steuerberaterprüfung (§ 6 Abs. 2 StBerG).

Unentgeltlich heißt: nicht im Zusammenhang mit einer entgeltlichen Tätigkeit. Bucht Ihr Ehepartner gegen Honorar als selbständiger Dienstleister, ist das keine unentgeltliche Hilfe mehr; dann braucht er die Qualifikation nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Ist er im Unternehmen angestellt, erledigt er die Buchhaltung seines Arbeitgebers. Für Vereine und Verbände, die ihren Mitgliedern helfen, gelten eigene Befugnisse, etwa für Berufs- und Interessenvereinigungen nach § 4b StBerG.

So nutzen Sie die Freiheit beim Selbstbuchen sinnvoll

Sechs Schritte, damit aus „ich darf alles“ eine ordnungsmäßige Buchführung wird.

• 1. Festlegen, wer im Unternehmen bucht, wer freigibt und wer Belege nur erfasst – die Trennung schützt vor Fehlern und Missbrauch.
• 2. Kontenrahmen wählen (SKR03 oder SKR04) und beibehalten; ein Wechsel mitten im Jahr erschwert jeden Vergleich.
• 3. Für jede Buchungsart eine Regel oder Arbeitsanweisung festhalten und in der Verfahrensdokumentation beschreiben (GoBD Rz. 151).
• 4. Grenzfälle markieren: Anlagenkäufe, Gesellschafterzahlungen, Auslandsrechnungen, Rückstellungen – hier die Begründung dokumentieren und im Zweifel fragen.
• 5. Monatlich abstimmen und die Periode festschreiben, damit spätere Änderungen protokolliert bleiben.
• 6. Für den Abschluss entscheiden: selbst mit Software erstellen oder den Steuerberater beauftragen – auch eine reine Durchsicht durch die Kanzlei ist möglich.

Wie Software beim Selbstbuchen hilft – und wo nicht

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Die Software leistet keine Steuer- oder Rechtsberatung und vertritt Sie nicht gegenüber dem Finanzamt. Sie nimmt Ihnen Erfassung, Zuordnung und Rechenarbeit ab und macht sichtbar, wo eine Entscheidung nötig ist. Ihren Steuerberater können Sie mit einer eigenen Prüfer-Rolle einbinden, wenn Sie eine zweite Meinung zu einzelnen Buchungen oder zum Abschluss möchten. So bezahlen Sie Beratung gezielt für die Fragen, bei denen sie wirklich gebraucht wird.

Häufige Fragen

Darf ich meine Buchhaltung ohne kaufmännische Ausbildung selbst machen?

Ja. Das Steuerberatungsgesetz regelt nur die Hilfeleistung in fremden Angelegenheiten (§ 2 StBerG). Für die eigene Buchführung gibt es keine Qualifikationspflicht; § 238 HGB verlangt nur, dass Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung geführt werden. Die Anforderungen an Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitnähe (§ 146 Abs. 1 AO) gelten aber für Sie genauso wie für Profis.

Darf ein Buchhalter die Umsatzsteuer-Voranmeldung für mich machen?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung steht nicht in der Aufzählung des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Geschäftsmäßig für Dritte gehört sie deshalb grundsätzlich zu den nach § 3 StBerG Befugten, etwa Steuerberatern. Sie selbst können die Voranmeldung auf Grundlage der vom Buchhalter erstellten Buchungen erstellen und übermitteln. Ob im Einzelfall eine zulässige Nebenleistung vorliegt, sollte ein Steuerberater oder die Kammer beurteilen.

Darf ein Buchhalter den Jahresabschluss erstellen?

Für Dritte grundsätzlich nicht: Abschlussbuchungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen gehören nicht zu den in § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG genannten Tätigkeiten. Ein bei Ihnen angestellter Buchhalter erledigt dagegen die Buchführung seines Arbeitgebers und kann den Abschluss vorbereiten. Aufgestellt wird der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft ohnehin von den gesetzlichen Vertretern (§ 264 Abs. 1 HGB).

Was ist der Unterschied zwischen Buchhalter, Bilanzbuchhalter und Steuerberater?

Buchhalter im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG dürfen für Dritte Kontenpläne anlegen, laufend buchen, Löhne abrechnen und Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen. Geprüfte Bilanzbuchhalter haben einen anerkannten Fortbildungsabschluss und dürfen damit werben (§ 8 Abs. 4 StBerG); ihre Befugnis für Dritte richtet sich ebenfalls nach § 6 Abs. 1 Nr. 1. Steuerberater sind nach § 3 StBerG zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugt.

Darf mein Ehepartner meine Buchhaltung machen?

Ja, in mehreren Konstellationen. Unentgeltlich darf er als Angehöriger im Sinne des § 15 AO ohne weitere Voraussetzungen helfen (§ 6 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 StBerG). Als Angestellter im Unternehmen erledigt er die Buchhaltung seines Arbeitgebers. Arbeitet er dagegen gegen Honorar als selbständiger Dienstleister, braucht er für das laufende Buchen die Qualifikation nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG.

Was gilt seit dem 1. September 2026 neu?

Das Neunte Gesetz zur Änderung von Vorschriften im Steuerberatungsrecht sowie im Steuerrecht (BGBl. 2026 I Nr. 197) hat die Befugnisregeln neu geordnet. Mechanische Arbeitsgänge sind nach § 2 Abs. 3 StBerG keine Hilfeleistung in Steuersachen, Kontieren und Buchungsanweisungen aber schon. Die Befugnis qualifizierter Buchhalter steht jetzt in § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG und nennt zusätzlich das Anlegen von Kontenplänen.

Was droht bei unbefugter Hilfeleistung in Steuersachen?

Erfahren Finanzbehörden oder Steuerberaterkammern von unbefugter geschäftsmäßiger Hilfeleistung, teilen sie dies der Stelle mit, die für das Bußgeldverfahren nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 des Rechtsdienstleistungsgesetzes zuständig ist (§ 5 Abs. 2 StBerG); die Kammer kann außerdem wettbewerbsrechtliche Ansprüche prüfen (§ 5 Abs. 3 StBerG). Wer eine Befugnis nach § 6 Abs. 1 dauerhaft unsachgemäß nutzt, kann zudem eine Untersagung nach § 7 StBerG erhalten.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 2 StBerG – Geschäftsmäßige Hilfeleistung
• § 6 StBerG – Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen
• § 8 StBerG – Werbung
• § 3 StBerG – Befugnis zu unbeschränkter Hilfeleistung in Steuersachen
• Neuntes Gesetz zur Änderung von Vorschriften im Steuerberatungsrecht sowie im Steuerrecht, BGBl. 2026 I Nr. 197 — Inkrafttreten der Neuregelung am 1. September 2026 (Artikel 13)
• § 41 GmbHG – Buchführung

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