Einen Nachhaltigkeitsbericht für KMU erstellen — vom ersten Datenblatt bis zur Weitergabe

Vorab: Anlass, Empfänger und Umfang klären

Bevor Sie Daten sammeln, lohnt ein Blick auf die Anfrage selbst. Wer fragt, wofür und in welcher Form? Eine Bank, die im Kreditprozess Klimarisiken einschätzen will, braucht andere Schwerpunkte als ein Industriekunde, der Daten für seinen eigenen Nachhaltigkeitsbericht einsammelt. Fragen Sie nach, ob ein Bericht nach dem freiwilligen Standard akzeptiert wird. In vielen Fällen ersetzt ein solcher Bericht mehrere Fragebögen, weil sich die Fragen der Empfänger an denselben Datenpunkten orientieren.

Danach legen Sie den Umfang fest. Option A, das Basismodul, ist nach Anhang I die Mindestanforderung und für Kleinstunternehmen der vorgesehene Weg. Option B mit dem Zusatzmodul lohnt sich, wenn Banken, Investoren oder Konzernkunden ausdrücklich nach Geschäftsmodell, Klimazielen, Klimarisiken oder Menschenrechtskonzepten fragen. Einzelne Zusatzangaben können Sie auch ergänzen, ohne Option B zu erklären.

Neun Schritte zum fertigen Bericht

• Schritt 1 — Berichtsrahmen festlegen: Berichtsjahr (passend zum Geschäftsjahr des Jahresabschlusses), Option A oder B, Einzelbericht oder konsolidiert mit Tochtergesellschaften.
• Schritt 2 — Verantwortliche bestimmen: eine Person, die den Bericht zusammenführt, und je Themenblock eine Ansprechperson im Betrieb.
• Schritt 3 — Datenanfragen versenden: Zählerstände, Jahresrechnungen von Strom-, Gas- und Wasserversorgern, Entsorgerabrechnungen, Tankkartenauswertungen, Personalzahlen.
• Schritt 4 — Allgemeine Angaben unter B1 erfassen: Rechtsform, NACE-Code, Bilanzsumme, Umsatzerlöse, Beschäftigte, Land der Hauptgeschäftstätigkeit, Standorte mit Geoposition, Zertifikate.
• Schritt 5 — Umweltkennzahlen berechnen: Energieverbrauch in MWh, Scope-1- und standortbezogene Scope-2-Emissionen, Wasserentnahme, Abfallmengen; jeweils mit Quelle der Faktoren.
• Schritt 6 — Sozial- und Governance-Kennzahlen erheben: Verträge und Geschlecht, meldepflichtige Arbeitsunfälle mit Quote, Mindestlohn, Tarifbindung, Weiterbildungsstunden, Korruptionsverurteilungen.
• Schritt 7 — Verfahrensweisen und Konzepte unter B2 beschreiben: nur, was es tatsächlich gibt, mit Zielen, wenn welche festgelegt sind.
• Schritt 8 — Prüfen und abstimmen: Summen gegen Jahresabschluss und Lohnbuchhaltung, Plausibilität gegenüber dem Vorjahr, Auslassungen nach Nummer 22 begründen.
• Schritt 9 — Freigeben und weitergeben: Übereinstimmungserklärung unter B1, Freigabe durch die Geschäftsführung, Ablage der Belege, Versand an Bank und Kunden.

Woher die Daten kommen

Fast jede Angabe des Basismoduls hat eine Quelle, die im Betrieb bereits existiert.

Rollen im Betrieb

Zeitplan: an den Jahresabschluss koppeln

Nach Nummer 18 von Anhang I soll der Berichtszeitraum zum Jahresabschluss passen. Praktisch heißt das: Der Nachhaltigkeitsbericht entsteht nach dem Geschäftsjahresende, parallel zum oder kurz nach dem Abschluss. Planen Sie dabei ein, dass Jahresabrechnungen der Versorger und Entsorger oft erst einige Wochen nach dem Stichtag eintreffen. Wer Zählerstände zum 31. Dezember selbst abliest und Tankkartenauswertungen monatlich ablegt, ist davon weniger abhängig.

Hilfreich ist eine feste Reihenfolge: zuerst die Finanzangaben und Belegschaftszahlen, die mit dem Abschluss ohnehin geprüft werden, dann Energie, Wasser und Abfall, zuletzt die beschreibenden Angaben unter B2 und gegebenenfalls C1 bis C4. So schreiben Sie Texte erst, wenn die Zahlen feststehen, und müssen sie nicht nachträglich anpassen.

Typische Fehler, die Nacharbeit kosten

• Scope 2 mit Ökostrom auf null gesetzt: Der Standard verlangt standortbezogene Scope-2-Emissionen, also den durchschnittlichen Emissionsfaktor des Netzes; der Herkunftsnachweis wirkt nur auf den Anteil erneuerbarer Energie.
• Brennwert und Heizwert vermischt: Gasrechnungen weisen kWh in der Regel nach dem Brennwert aus; der Emissionsfaktor muss zu dieser Bezugsgröße passen.
• Unterschiedliche Beschäftigtenzahlen: B1 nennt Köpfe, B8 Vollzeitäquivalente, und niemand erklärt den Unterschied.
• Finanzzahlen aus der vorläufigen Buchhaltung statt aus dem festgestellten Abschluss übernommen.
• Auslassungen stillschweigend: Wer eine Angabe nach Nummer 22 weglässt, muss das unter B1 nennen.
• Werbesprache unter B2: Beschreiben Sie Verfahrensweisen nüchtern und belegbar; Ziele nur, wenn sie messbar und terminiert sind.
• Option fehlt: Ohne Angabe der Option und ohne Übereinstimmungserklärung ist nicht erkennbar, nach welchem Umfang berichtet wurde.

Selbst erstellen oder erstellen lassen?

Der freiwillige Standard ist so gebaut, dass ein Unternehmen ihn ohne externe Hilfe anwenden kann: Er verlangt keine Wesentlichkeitsanalyse, keine Prüfung und überwiegend Kennzahlen, die im Betrieb vorliegen. Externe Unterstützung ist sinnvoll, wenn Sie zum ersten Mal Emissionen berechnen, wenn mehrere Gesellschaften konsolidiert werden sollen oder wenn ein Kunde eine Prüfung verlangt.

Auch beim Erstellenlassen bleibt die Datenarbeit im Unternehmen. Berater, Steuerberatung oder Agentur können Methoden erklären, Texte formulieren und Plausibilität prüfen; die Verbrauchs- und Personaldaten müssen trotzdem aus dem Betrieb kommen. Entscheidend ist deshalb weniger die Frage selbst oder fremd, sondern wie gut die Datenquellen im Haus organisiert sind.

Das zweite Berichtsjahr

Ab dem zweiten Bericht verlangt Nummer 14 Vergleichswerte für das Vorjahr, außer bei Kennzahlen, die Sie erstmals ausweisen. Datenpunkte, die sich nicht geändert haben, dürfen nach Nummer 18 auf den Vorjahresbericht verweisen. Auslassungen nach Nummer 22 müssen Sie dagegen zu jedem Stichtag neu prüfen.

Der eigentliche Gewinn im zweiten Jahr ist die Routine: Datenquellen, Ansprechpersonen und Umrechnungen stehen fest. Wer im ersten Jahr festgehalten hat, welche Rechnung welche Zahl liefert, braucht für das Folgejahr vor allem die neuen Werte.

So geht es mit esg-bericht.io

• Fortschritt je Abschnitt sichtbar; Plausibilitätsprüfungen melden etwa eine Geschlechtersumme, die nicht zur Beschäftigtenzahl passt
• CO₂-Rechner für Diesel, Benzin, Heizöl, Erdgas, Flüssiggas, Fernwärme und Strom mit Übernahme nach B3
• KI-Textentwürfe ausschließlich aus Ihren Angaben; fehlende Pflichtangaben stehen als [BITTE ERGÄNZEN] im Text
• Nachweise je Bericht ablegen, Freigabe je Abschnitt, Ausgabe als eingefrorene Fassung mit PDF
• Folgejahr übernimmt die Struktur des Vorjahresberichts; 49 € pro Monat je Arbeitsbereich, monatlich kündbar

esg-bericht.io führt durch genau diesen Ablauf: Bericht je Gesellschaft und Jahr anlegen, Option wählen, Angaben erfassen, Emissionen berechnen, Texte entwerfen lassen, prüfen und als PDF ausgeben. Liegt der Jahresabschluss auf derselben Plattform, sind Bilanzsumme und Umsatzerlöse bereits eingetragen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, einen Nachhaltigkeitsbericht für ein KMU zu erstellen?

Das hängt vor allem davon ab, wie schnell die Daten vorliegen, nicht vom Schreiben. Wer Jahresabschluss, Lohnauswertungen, Versorger- und Entsorgerrechnungen griffbereit hat, kommt mit dem Basismodul deutlich schneller voran als ein Betrieb, der Verbräuche erst bei Dienstleistern anfragen muss. Im zweiten Jahr verkürzt sich der Aufwand, weil Quellen und Umrechnungen feststehen.

Welche Unterlagen brauche ich für den ersten Nachhaltigkeitsbericht?

Für das Basismodul brauchen Sie den Jahresabschluss, eine Auswertung des Personalstamms, die Jahresabrechnungen für Strom, Gas, Wasser und gegebenenfalls Heizöl, Kraftstoffbelege oder Tankkartenauswertungen, die Abrechnungen Ihrer Entsorger und die Unfallanzeigen an die Berufsgenossenschaft. Für B2 kommen vorhandene Richtlinien, Zertifikate und Maßnahmenpläne hinzu.

Reicht für ein kleines Unternehmen das Basismodul?

Meistens ja. Anhang I nennt das Basismodul ausdrücklich als vorgesehenen Ansatz für Kleinstunternehmen und als Mindestanforderung für alle anderen. Bei bis zu 10 Beschäftigten sind zudem mehrere Umweltangaben freiwillig. Das Zusatzmodul lohnt sich, wenn Empfänger ausdrücklich nach Klimazielen, Klimarisiken oder Menschenrechtskonzepten fragen.

Kann der Steuerberater den Nachhaltigkeitsbericht erstellen?

Die Kanzlei, die den Jahresabschluss erstellt, kennt die Finanzangaben am besten; ob sie den übrigen Bericht übernimmt, hängt von ihrem Leistungsangebot ab. Gesetzlich ist der freiwillige Bericht nicht an einen Berufsstand gebunden. Sinnvoll ist eine Aufteilung: Die Kanzlei stimmt Bilanzsumme und Umsatzerlöse mit dem Abschluss ab, das Unternehmen liefert Verbrauchs- und Personaldaten und gibt den Bericht frei.

Muss ich Scope 3 berechnen?

Nein. B3 verlangt Scope-1- und standortbezogene Scope-2-Emissionen. Scope 3 behandelt der Standard unter den Erwägungen zum Zusatzmodul als Angabe, die je nach Tätigkeit angemessen sein kann, etwa im verarbeitenden Gewerbe oder beim Verpacken. Wer Scope 3 angibt, stellt es zusammen mit Scope 1 und 2 unter B3 dar.

Was passiert, wenn mir einzelne Daten fehlen?

Fehlende Pflichtangaben sollten Sie nicht schätzen, ohne die Methode offenzulegen. Liegen Daten nicht vor, beschaffen Sie sie für das nächste Jahr und beschreiben die Lücke offen. Bewusst auslassen dürfen Sie nur in den Fällen der Nummer 22, etwa bei Geschäftsgeheimnissen, und nur mit Nennung unter B1.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Anhang I — Nummern 6–23 (Aufbau, Grundsätze), B1–B11 (Basismodul)
• § 193 SGB VII — Unfallanzeige bei mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit
• § 42 EnWG — Stromkennzeichnung: Energieträgermix in oder mit der Rechnung

Den ersten Bericht strukturiert aufsetzen

Geführte Erhebung nach Anhang I, Finanzangaben aus dem Abschluss, CO₂-Rechner und PDF-Ausgabe für Bank und Kunden — je Gesellschaft und Berichtsjahr.